あなたは簡単に、ビジネスの日々の活動に追われ、全てのビジネス経費を追跡することを忘れてしまうかもしれません。しかし、ビジネスを追跡することは重要です。なぜなら、どのようにビジネスが進んでいるかを把握するのに役立ちます。収入を分析して、何に投資すべきか、いつ引き戻すべきかを知ることができます。ビジネス経費とは何か、どれを追跡すべきか、なぜ追跡すべきか、そしてどのようにビジネス経費を追跡するかをお伝えします。

事業経費とは何ですか?

ビジネス経費は、ビジネスを運営する際に発生するコストのことです。ビジネス控除とも呼ばれ、必要かつ通常のビジネス経費は、収益から差し引かれて利益、損失、課税所得を計算するために使用されます。これらの経費には、広告費やマーケティング費、銀行手数料や手数料、ソフトウェアや公共料金、オフィス用品、印刷、郵送料、配送やマイレージが含まれます。

ビジネス経費を追跡することで、利益や損失を把握し、ビジネスのトレンドを探ることができ、将来の予測を立てるのに役立ちます。自分がいくらのお金を持っているか、お金がどこに行っているかを知っているので、資金の責任ある使い方も計画できます。

IRSは、文書の証拠を提供するとビジネス経費を償却します。したがって、ビジネス経費を追跡することで、組織の課税対象のビジネス収入を減少させることができます。

5つのステップで事業経費を追跡する方法

ビジネスの経費を追跡するには、ビジネス取引用の別口座を開設することから始めて、会計ソフトウェアを金融機関と連携させ、定期的に領収書を整理し、時折記録を確認するまでのいくつかのステップを踏む必要があります。以下の手順に従ってビジネスの経費を適切に追跡してください。

ステップ1:ビジネスアカウントを開設する

ビジネス経費を追跡する最初のステップは、ビジネストランザクション専用のビジネス金融口座を作成することです。ビジネス用の口座を開設する必要があります。ビジネス用の普通預金口座、ビジネス用の定期預金口座、顧客からのカード取引を受け付けるための加盟店口座を開設する必要があります。ビジネス用に別々の口座を持っていると、財務を簡単に管理できます。ビジネスの経費は1か所に整理され、税金控除を請求しやすくなります。

ビジネス経費用に別々のカードを取得することで、レシートの整理が不要になります。さらに、専用のビジネスクレジットカードまたはデビットカードを持つことで、信用履歴が整理され、アクセスしやすくなります。これにより、ビジネス資金調達やキャッシュバック、フライトやホテルの予約などのリワードを受け取りやすくなります。

ステップ2:会計ソフトを選ぶ

ビジネスの経費を追跡するための次のステップは、ビジネス記録を自動化し、それぞれの経費を追跡できる会計ソフトウェアを選択することです。 会計ソフトウェアを使用すると、ビジネス経費の監視と整理が簡単になります。 最高の会計ソフトウェアには、ビジネス経費の年々の比較を提供するレポートツールが付属しています。 ビジネスに利用できる無料の会計ソフトウェアプラットフォームがいくつかあるため、正確な記録を得るために予算を超える必要はありません。

アカウントの設定中に、希望の収益と支出の報告方法を選択します。これはキャッシュまたは債権会計方法であることができます。 キャッシュ会計は支払いが受領された時に取引を記録し、一方、債権会計はすべての請求書や支払いを受け取るごとに記録します。

ステップ3:金融機関をつなぐ

あなたのビジネスの経費を追跡するを簡素化するために、会計ソフトウェアと銀行口座をリンクさせてください。これにより、すべての銀行取引が自動的にダウンロードされ、経費が自動的に分類されます。また、日々の取引のインポートや銀行取引明細書のダウンロードなど、他の機能も統合することができますので、明細書の調整が簡単になります。

また、銀行口座を会計システムと統合することで、銀行口座にログインせずにソフトウェア上での銀行取引を完了することができます。この同期により、経費の追跡にかける時間を短縮することができます。さらに、取引を見逃さず正確な収支履歴を確保できるので安心です。

ステップ4:領収書を提出する

ビジネス経費を正確に追跡するためには、ビジネス運営中に領収書をファイルするようにしてください。 IRSは、少なくとも3年間紙の領収書や銀行明細書などを保管することを義務付けています。したがって、フォルダを使用して紙の領収書を保存し、各購入の目的を領収書に記入することを忘れないでください。また、フォルダを日付やカテゴリに従ってラベル付けし、整理することもできます。

ビジネス経費の追跡は、会計ソフトウェアのモバイルアプリやビジネス経費トラッカーアプリを使用することで簡単になっています。これらのアプリは領収書をデジタルで保存します。スマートフォンのカメラで領収書をスキャンし、クラウドに保存することもできます。また、領収書はアカウント簿と同期され、各取引を追跡するのが簡単になります。

マイレージ、飛行機の費用、食費など、すべての経費を追跡し、領収書を保管してください。

ステップ 5: 経費を確認する

適切なビジネス経費の追跡結果を得るためには、定期的に経費を見直してください。レポートを確認し、数字を調査・分析してください。特定の範囲にどれだけの金額を費やしているか、経費がどのように蓄積されているかを把握するために傾向を把握してください。また、エラーや抜け漏れを修正してください。

ビジネスを見直すことで、ビジネスの財務状況が明らかになり、ビジネス成長に必要な関連する決定を行うための手助けとなります。

要するに

ビジネスの経費を追跡する方法を知っていると、あなたの財務健康状態を把握することができます。ですので、経費が見逃されないようにするために必要な手順に従ってください。整理された経費レコードは、より良い財務上の決定をすることや税金控除、その他のビジネス財政支援を得ることができます。

よくある質問(FAQ)