2024 年に使用するオンボーディング チェックリスト – 従うべき 12 の重要なステップ

新入社員の全てのフォームを記入し、それらを人事部に送ってください。

書類作業が面白くはないかもしれませんが、オンボーディングの必要な一部です。理想的には、新入社員にできるだけ早く新入社員用フォームに記入してもらい、手続きをスムーズに進められるようにするのが良いでしょう。記入が済んだら、人事部に送ってください。すべての企業に異なる要件がありますが、以下は一般的にリクエストされるいくつかの新入社員用フォームです。

• 従業員のためのW-4連邦税フォームと契約業者のためのW-9連邦税フォーム
• 州税源泉徴収フォーム
• 口座振込またはACH入金フォーム
• 秘密保持契約および競業避止義務契約
• セキュリティおよび機密保持契約
• アルコールおよび/または薬物検査の同意書
• ハンドブック確認書

2. 新入社員に初日の詳細を伝える

新入社員が始める前に、会社へ暖かく歓迎するためにメールを送るのは良い考えです。彼らの初出勤日について重要な詳細を共有し、良いスタートを切るために、ポジティブな従業員関係を促進します。メールには以下のいずれか、またはすべてを含めることができます：

• 開始日、時刻、場所
• ドレスコードの詳細
• 主要な連絡先の電話番号とメールアドレス
• 持参すべき書類のリスト
• 彼らが初日に期待できるイベントやアクティビティのスケジュール

以下のテキストを日本語に翻訳します：”このメールは短く、親切で要点を押さえるようにしてください。新入社員が始める前に圧倒されたくありません。”

3. 新入社員のパケットを提供する

新入社員パケットは新入社員にとって非常に有益です。会社や役割に慣れるのに役立つと思われるすべてのものが入ったフォルダ、バインダー、または封筒となります。以下は含めるべきものの提案です：

• 歓迎の手紙
• 従業員ハンドブック
• 組織図
• 報酬と福利厚生に関する情報
• トレーニング資料
• 会社ディレクトリ

新入社員パケットを利用することで、新入社員の組織への導入プロセスを効率化し、よくある新入社員の質問にすぐに答えることができます。

4. ハードウェアとソフトウェアへのアクセスを設定する

新入社員が仕事を成功裏に遂行するためには特定のハードウェアやソフトウェアへのアクセスが必要になる可能性があります。新しい従業員がすべての関連プログラムを使用できるように、ITチームに連絡を取る責任があります。

二要素認証や強力なパスワード作成、定期的なパスワード変更などのセキュリティベストプラクティスを積極的に推奨してください。また、複雑なまたは独自のソフトウェアを使用している場合は、新入社員にそれを使用する方法を教えるためのトレーニング資料やプログラムを作成してください。

5. 作業領域の決定

一部の新入社員は、個室ではなく、自分専用のオフィスを必要とすることがあるかもしれません。新入社員が仕事を行う場所を把握するために時間を割いてください。その後、彼らの作業スペースにはコンピューター、メモ帳、ペン、鉛筆など、必要な機器が備わっていることを確認してください。偉大な第一印象を与えたい場合は、会社のTシャツや帽子などの社内グッズを彼らの作業エリアに追加することもできます。

6. 現地視察の準備をする

サイトツアーは、未知の要素を減らす最良の方法の1つであり、従業員が職場に慣れるのを助けます。実際にツアーを行う前に、採用者がどこに行けばいいかわからないときに参照できるように地図を作成してください。地図には、働く机や職場、上司や管理者の部屋、食堂、カフェ、トイレ、備品室、会議室やカンファレンスルームが含まれているべきです。地図をデジタル化して、いつでも簡単にアクセスできるようにしてください。

7. 文化計画を立てる

社会性は重要です、なぜならそれが新入社員があなたの会社で働くことに興奮し、歓迎されるのを助けるからです。新しいチームや上級リーダーを紹介しましょう。可能であれば、歓迎のランチやディナーに行きましょう。予算に余裕がない場合は、クリエイティブになって、おやつ、ドリンク、アイスブレイクゲームなどの代替オプションを考えてみてください。また、新入社員の発表をメールで送ることもできます。そこには新入社員の氏名、役職、職業経歴、趣味などが記載されています。

8. メンターを割り当てる

新入社員を、最初の数週間の間、彼らのメンターとしてサポートできる「バディ」に紹介してください。これらのメンターは、貴社で数年以上の経験を持ち、質問に答えたり、紹介を行ったり、トレーニングをサポートしたりすることができるべきです。メンターシッププログラムを導入することで、新入社員は、新しい職務や職場環境を航海する際に頼ることができるポジティブなロールモデルを持つことができます。

9. SMART な目標を設定する

オンボーディングは、従業員が会社で最初の数年間にわたって続くプロセスです。最初の60〜90日間で、彼らにより多くの責任を処理するための目標を設定してください。彼らが目標を達成するために正しい軌道に乗っていることを確認するために、毎月チェックしてください。作成する目標は、Specific（具体的）、Measurable（計測可能）、Attainable（達成可能）、Relevant（関連性がある）、Time-bound（時間的制約がある）というSMARTの原則に従うべきです。

10. 聞かれるかもしれない質問を検討する

新入社員はたくさんの質問を持つことでしょう。新しい職場、文化、同僚、業務に慣れることになるのですから。彼らの立場に立ち、彼らが持つであろう質問について考えてみてください。そして、それに答える包括的なFAQ文書を作成することを検討してください。FAQ文書は参考になるだけでなく、質問が妥当であり他の人も同じ立場にいたことを彼らに伝えることができます。

11. さまざまなトレーニング リソースを設計する

研修はオンボーディングの重要な一部です。新入社員全員に対応する一般的なワークシートや文書を提供できますが、それでは効果的ではない可能性があります。代わりに、様々な新入社員と彼らの新しいポジションに対応するさまざまな研修資料を設計してください。例えば画像や動画を取り入れることで、彼らを関心を持たせ、研修の効果を高めることができます。

12. シニアリーダーとのミーティングを開催する

新人が一緒に仕事をするチームメンバーや報告先のマネージャーやスーパーバイザーに会うことは重要ですが、同じくらい重要なのは、CEOやCFOなどのシニアリーダーと知り合うことです。定期的に会うことはなくても、会社やミッション、ビジョンについて詳しく学ぶために、これらの重要な人々とのミーティングをセッティングできれば最善です。彼らとの短いミーティングでも、新入社員の士気に良い影響を与えることがあります。

フォローアップ:採用後のチェックインを行う

オンボーディングは継続的なプロセスです。これは、新入社員と定期的に連絡を取る必要があることを意味します。最初の数ヶ月や最初の四半期中に頻繁に会って、彼らが新しい役職や進捗についてフィードバックや懸念を共有できるようにしてください。また、この時間を使って賞賛や推薦を行うこともできます。

要するに

新入社員の最初の数日にすべてを詰め込みたくなる誘惑に駆られるかもしれません。しかし、そうすることは新入社員を圧倒し、新しい立場や会社に対する不確実な気持ちを与えかねません。オンボーディングプロセスを数週間または数ヶ月に分け、それを小分けにして見て、新入社員は新しい情報をすべて把握し、仕事を成功裏に遂行する可能性が高くなります。

オンボーディングには時間と労力がかかることは否定できません。しかし、このチェックリストに従い、それにコミットするなら、あなたの会社は大きな報酬を受けることができます。従業員がより幸せで生産的であることに気付くでしょう。彼らが退職するリスクを減らすだけでなく、あなたの収益が向上します。