プロジェクトマネージャーは、効率的かつ効果的に仕事を進めるための頼れる存在です。彼らは、プロジェクトが予定通りに進行し、チームが協調していることを確認し、目標が達成されるようにします。しかし、優れたプロジェクトマネージャーとは何でしょうか？
成功するプロジェクトマネージャーは、技術的、リーダーシップ、コミュニケーション能力を組み合わせた力を持っているべきです。以下に、素晴らしいプロジェクトマネージャーが成功するために必要な10の必須プロジェクト管理スキルが示されています。
1. コミュニケーションの効率化
良いプロジェクトマネージャーは、誰が何をいつすべきかを明確かつ効果的に伝える能力があり、関係者が自分に期待されていることを理解できるようにします。これには、プロジェクトの変更をチームメンバーに通知し、フィードバックや指導を提供することも含まれます。
PMIは、そのようなコミュニケーションの水準が続くと、「成果物やその他の成果を見逃す危険がある」と述べています。
うーん。過剰なコミュニケーションは悪いことなのか？はい、それが体系化されていないか、明確でない場合、またはあなたの「コミュニケーション」がいくつかのリンクされていない電子メールで構成されている場合は、そうです。コミュニケーション能力はプロジェクトの成功または失敗に大きな差をもたらします。
効果的なプロジェクトマネージャーは、良いプロジェクト管理ツールを使用してそのようなコミュニケーションを行う方法を知っていると思われます。その能力は、見過ごされがちなコミュニケーションスキルです。
ClickUpのような強力なプロジェクト管理ツールは、コミュニケーションを効率化し、ステークホルダーやスポンサーに更新情報を提供し、作業やタスクの期日を明確に示します。
2. 仕事に対して肯定的
プロジェクトマネージャーが仕事が合理的で達成可能でないと感じた場合、チームの他のメンバーはどう感じるでしょうか？
優れたプロジェクトマネージャーは、組織の優先事項を理解し、それらの価値観をプロジェクトチームに伝え、個々のプロジェクトやタスクとの関連性を示す能力を持っています。これらのプロジェクトマネージャーは、ビジョンを達成する戦略にチームと共に取り組みます。
期限を守り、タスクをこなし、プロジェクトをスケジュール通りに進めるためには、プロジェクトマネージャーは手元の作業にポジティブであり、全体のチームが目標を達成するのを手伝うべきです。
リスクや問題に関して現実的なポジティブさを保つことは、直感と経験を必要とします。それに続く次のポイントにつながります。
3. 課題解決
これは当たり前のことですが、優れたプロジェクトマネージャーは問題を解決できます。さらに良いことに、彼らはプロジェクトマネジメントの課題を解決する権限を持っています。基本的な問題解決には、以下の5つのステップが必要です。
- 問題の特定
- 原因を特定する
- ソリューションの生成
- ソリューションの分析
- アクションの実行
これらの5つの手順は簡単に見えますが、しばしば私たちはこれらを明確に実行するための時間を取りません。問題を把握しているかもしれませんが、全ての角度から評価するか、チームの今後の行動についての考えを文書化することはありません。
これは、何が起こったのかを真剣に考え、集中するために筆と紙を取り出すことを意味するかもしれません。プロセスの各段階を書き留め、それぞれの段階でうまくいったことやこれらがうまくいかなかったことについてアイデアをメモしてください。
従業員の問題を解決するためにこのプロジェクト管理チェックリストを使用する例が以下に示されています： ステップ1:問題を特定する 従業員は締め切りに間に合わせるのに苦労しています。 ステップ2:原因を特定する 彼らは仕事が山積みで、すべてを完成させるのに十分な時間がない。 ステップ 3: ソリューションを生成する 可能な解決策には、他のチームメンバーにタスクを委任する、現実的な締め切りを設定する、またはプロジェクト管理ツールを使用して作業量をより効果的に管理するという方法があります。 ステップ4:ソリューションを分析する ソリューションを分析するには、各ソリューションの利点と欠点を考慮し、それぞれのチームメンバーに最適な方法を見極める必要があります。 ステップ5:行動を起こす 最適な解決策を決定したら、行動に移し、成功を収めるプロジェクト管理計画を実行する時がきました。
このシンプルな問題解決チェックリストに従うことで、まずまずのプロジェクトマネージャーが、信頼できるプロに成長することができます。
4.冷静さを保つ
えーと、ER医師や警察官のレベルではありませんが、プロジェクトマネージャーはプロジェクトのニーズをバランスさせる必要があります。組織の優先事項、チームの成果、個人的な貢献なども含まれます。進めていくうちに、プロジェクトマネージャーのコントロール外である古いシステムやワークフローなどのストレス要因もあります。
これはストレスを引き起こす可能性があります。
しかし、優れたプロジェクトマネージャーは一歩引いて次の選択肢を分析し、逆境の中でも教訓を学ぶ能力があります。
プロジェクトマネージャーは再度プロジェクトに取り組んでクリーンアップし、異なる視点から取り組む必要があります。しかし、その場合、プロジェクトマネージャーは何がうまくいかなかったのかを知り、同じ間違いを繰り返さないようにする必要があります。良いプロジェクトマネージャーは何がうまくいかなかったかを明確にし、代替案を提案できるべきです。
冷静を保ち、良いリーダーシップを取りましょう。チームと協力してみんなに適した解決策を見つけるよう努めてください。
5.よく委任する
デリゲートをうまく行うことはなぜ重要ですか？プロジェクトマネージャーはより多くを達成することができます。一時的に役割に入って少し貢献することができるかもしれませんが、最終的には時間の要求があなたを圧倒します。
実際、人々に権限を与えることで、より多くを達成することができます。
PwCのJesse Sostrin氏は、ハーバード・ビジネス・レビューで次のように述べています。「共有された優先事項に最高の仕事を提供するために役立つことができる協力者の数が増えるごとに、可能な限りの上限が拡大します。同様に、不必要に引き留める主導権を保持するごとに、あなたの力は減少します。」
そのため、成功したプロジェクトマネージャーは、管理する人々の強みと弱みを理解し、それを利用して強みを活かして生産性を向上させます。
ClickUpのようなプロジェクト管理ツールを使用することで、透明性、報告、詳細、コメント機能を活用してデリゲートすることができます。そしてその階層構造はユーザーフレンドリーであり、クロスファンクショナルチーム向けに十分に強力であり、マネージャーや選択された寄稿者向けにカスタマイズ可能なプライバシー共有機能があります。
6. 仕事の優先順位付け
すべてのアイテムが優先順位1になるわけではありません。その定義上、何かは2番目に振り落とされる必要があります。優れたプロジェクトマネージャーは、チームの作業の優先順位を理解し、適切な選択をする方法を理解しているでしょう。
肝心なのは、緊急性と重要性を理解し、余計なものを取り除くことです。スポンサーやプロジェクトの利害関係者が「今すぐに」と叫んでも、優れたプロジェクトマネージャーは冷静さを保ち、何が本当に重要かを優先順位付けする方法を知っています。
なぜ重要なのか？重要なタスクには価値があります。それがアイゼンハワーマトリックスの価値です。アイゼンハワーマトリックスは、タスクが重要性や価値によって分割された象限ベースのシステムです。
各タスクの重要性と価値を理解した後、優れたプロジェクトマネージャーは、それぞれにかかる時間を見積もり、それから優先順位をつけます。
7. コラボレーションとリスニング
コラボレーションとは共同で働くこと全般を指し、成功するためには積極的なリスニングが不可欠です。聞くことや理解を求めることなしにはコラボレーションは成り立ちません。
もし開発プロジェクトチームと一緒に働いている際にコードが壊れたり、QAを通過できないときは、結論に飛びつく前に状況を評価したいです。最初の1-2つの質問で求めている正確な答えにたどり着けないことがあるかもしれません。その場合は異なるアプローチを取る必要があるかもしれません。
一緒に働くことで新しいことを試し、実験し、解決策を見つけることができます。
良いプロジェクトマネージャーはチームの協力を奨励し、孤立させるのではなく、昂揚させる環境を作り出します。
ClickUpのような優れたツールや他のオンラインコラボレーションツールなど、良いツールは仕事を進めるのに役立ちます。
プロジェクトやタスクの透明性を持つことで、チームメンバーは何をすべきか、その締切日がわかります。良いコラボレーションツールは生産性を促進し、それを妨げるのではありません。
8.時間を管理する
プロジェクトマネージャーの主要な役割の1つは、チームが締め切りを守り、プロジェクトスケジュールに追いつくことを確認することです。
これは、タスクごとに使われる時間を追跡したり、彼らの行動を細かく管理することを意味するものではありません（それは悪夢となるでしょう）。むしろ、何をしなければならないか、いつ完了しなければならないかを理解することが重要です。
時間の管理には、現在何が起こっているか、どんなリソースがどんなタスクに利用可能かを把握することも含まれます。このようなとき、ClickUpのようなプロジェクト管理ツールが光るのです。なぜなら、作業を管理可能なチャンクに分割し、チーム全体の大きな目標に結びつけることができるからです。
9. ステークホルダー重視
ステークホルダーとは、あなたのプロジェクトや成果物に影響を与えたり、影響を受けたりする人々のことです。
これらの人々は、あなたが行っていることに大きな関心を持っており、その進捗状況を逐一把握する必要があります。良いプロジェクトマネージャーは、ステークホルダーに情報提供をしながら、彼らが求めている成果物を提供するために必要なことを説明します。
これが良いプロジェクトマネージャーが行うことです―彼らはステークホルダーやチームメンバーとの関係を構築します。そのようにして、変化や課題が生じた際に、PMは問題がより大きくなる前に主導権を取ることができます。
10.やる気を起こさせる
最終的に、優れたプロジェクトマネージャーは何が可能か、境界線がどこにあるかを理解している必要があります。
彼らが困難に直面したとき、自らの解決策や取り組み方を考え出すために創造性が必要です。プロジェクト管理においては、時代に遅れを取らないようにアイデアを出す必要があります。新しい技術がどのようにしてプロジェクトをスムーズに進め、向上させるかを見極めることも大切です。
革新的で創造的なプロジェクトマネージャーこそがプロジェクトを前進させる要因です。人々が存在を知らなかった問題への解決策を考え出し、以前は不可能だとされていたことを可能にする方法を見つけ出すことができます。
チームの優れたプロジェクトマネージャーになる
効果的なプロジェクトマネージャーは、平凡なプロジェクトを本当に成功したプロジェクトに昇華させるために必要なことを知っています。これには、ソフトスキル、マネジメント、リーダーシップの組み合わせが必要であり、仕事を優先し、正しい判断をするための適切な技術スキルセットも必要です。
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