制約とは制限であり、その中で作業しなければならない一連の境界です。ほとんどの人は、制約をネガティブに捉え、達成できることを阻害するものと見なします。
プロジェクト管理では、その逆のことが言えます。機能の開発に無限の時間があると想像してみてください。あなたはそれを完了することは決してないでしょう!
プロジェクトの範囲に制約がなければ、あらゆる方向に押されたり引かれたりして、集中力に大きな影響を与えます。リソースの制約がないと、ワークフローの効率や生産性が最適化されない可能性があります。
プロジェクトの制約により、効率と有効性が実現し、チームがソフトウェアを少しずつ提供できるようになります。さまざまなタイプの制約が、プロジェクトの成果に異なる影響を与えます。それらを一つずつ見ていきましょう。
プロジェクト管理の 3 つの制約
一般的なプロジェクトには、時間、コスト、範囲の 3 種類の制約があります。これらは一般に 3 重制約として知られています。これらは、プロジェクト管理の三角形、鉄の三角形、またはプロジェクトの三角形とも呼ばれます。
スコープの制約
スコープとは、チームが提供することに同意した製品の機能、またはプロジェクトチームが完了することに同意したタスクを指します。
何を、どのような品質で行う必要があるかを概説します。通常、プロジェクトの範囲によって時間とコストも決まります。
適切なプロジェクトスコープは、開発チームにソフトウェアを構築するための明確さと自由を与えます。悪いものはスコープクリープを許し、チームを軌道から外します。
コストの制約
コスト制約は予算であり、財源に制限を設けます。これには、いくつかのことが含まれます。たとえば、アジャイルソフトウェア開発チームは、次のプロジェクトコストに制約を設けることができます。
- チームの年俸
- ラップトップ、サーバーなどの機器。
- 諸手当と旅費
- プロジェクトの完了に必要なソフトウェアまたは自動化ツール
効果的なコスト制約により、投資収益率(ROI)とビジネス成果が保証されます。悪いものは、全員のやる気を失わせ、抑制します。
時間的制約
プロジェクトに適用される時間の境界。言い換えれば、締め切りです。時間の制約は、各タスク、マイルストーン、およびプロジェクト全体の期限の形で適用されます。
妥当な時間的制約により、チームはすべての受け入れ基準を満たす優れた製品を構築することができます。不合理な時間的制約や厳しい納期は、チームが手を抜いて低品質の製品を構築せざるを得なくなり、技術的負債が積み重なります。
プロジェクトマネージャーが夜も眠れないほどの制約がある中で、今日は時間的な制約に焦点をあてます。なぜそれらが重要なのか、そしてプロジェクトが頓挫しないようにするために何ができるかを説明します。
時間的制約とは?
時間の制約は、コースプロジェクトを通じてあなたに課せられた期間の制限です。プロジェクトをいつまでに完了すべきか、いつ機能を本番環境にプッシュすべきか、機能に何時間費やすことができるかなど。
時間の制約は、多くの場合、スケジュールとして視覚化されます。たとえば、計画フェーズ、開発、テスト、最終レビュー、生産プッシュ、および引き継ぎの期限を設定してプロジェクトをスケジュールします。
いずれかのフェーズで遅延が発生すると、雪だるま式に影響が大きくなり、プロジェクト全体が数日から数週間遅れる可能性があります。これらの遅延は、プロジェクトデリバリに不必要で人為的な制約を生み出します。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの途中で発生する人為的な制約を回避するよう努めます。ここでは、その方法をいくつかご紹介します。
時間的制約を回避するための10の戦略
時間的制約の回避は、1回限りの活動ではなく、継続的なプロセスです。プロジェクトチームは、自分たちにプレッシャーを与えないように構造とシステムを設定します。最も効果的なもののいくつかは、ClickUp などのプロジェクト管理ツールを使用しています。方法は次のとおりです。
1. プロジェクト計画
堅牢な計画により、制約の半分を回避できます。タスク、成果物、期限をまとめた包括的なプロジェクト計画を作成します。ClickUp カレンダー ビューを使用して、タスクがどのようにマップされるかを確認します。
依存関係には特に注意してください。別のタスクに依存しているタスクがある場合、後者をプッシュすると前者が脱線する可能性があります。ガントチャートビューは、重複するタスクと依存関係を追跡するのに役立ちます。
このプロジェクト ステージを使用して、時間内に完了するために必要な財源を評価します。
プロジェクトを計画するのは初めてですか?ここでは、プロジェクト計画のテンプレートをいくつかご紹介します。
2. タスクの優先順位付け
決められた期間内に終わらせることができる仕事量には、当然ながら限界があります。適切なタスクに優先順位を付けることは、効果的な時間管理に不可欠です。
積み重ねすぎると、締め切りに間に合わなくなります。スケジュールが少なすぎると、未使用のリソースがある可能性があり、時間の無駄になります。そのため、優先順位を付けてスケジュールを立て、成果を最適化します。
優先順位リストを使用して、意思決定をガイドします。リソースを平準化し、複雑なタスクにより多くのリソースを割り当て、チームが順調に進めるようにします。
3. 現実的な時間推定
プロジェクトスケジュールは、チームメンバーが各タスクを完了するために必要だと考える時間に基づいて作成されます。このプロセスは時間見積もりと呼ばれ、プロジェクトの時間管理の重要な部分です。
プロジェクトマネージャーやチームメンバーは、通常、過去の実績に基づいてプロジェクトを予測します。前回 GDPR の遵守に 20 時間かかった場合、今回も同じ時間がかかる可能性があります。
ただし、推定値は推測にすぎません。見積もりをできるだけ正確にするには、見積もりを実績と比較します。ClickUp の時間見積もりおよび時間追跡機能は、まさにこの目的のために設計されています。
4.タイムトラッキング
プロジェクトタイムライン上のすべてのタスクの時間を計上します。これを可能にする時間管理アプリはいくつかあります。
ClickUp のタイム トラッキングはプロジェクト管理プラットフォームに組み込まれており、作業中のすべてのタスクにタイマーを開始および停止したり、手動で時間を追加したりできます。この情報を使用して、見積もりの精度を高めます。
時間が経つにつれて、見積もりと計画の能力が強化され、時間の制約が軽減されます。
新しいチームを編成する場合や、ClickUp を新たに採用する場合、タイム トラッキングを活用して将来の制約を回避するのに役立つ 10 の時間管理テンプレートを次に示します。
5. 定期的な進捗監視
プロジェクトをオンにして無人で実行すると、タスクが時間どおりに完了しないときに驚く可能性があります。そのため、時間的制約を管理するには、定期的な監視が必要です。
無料のガントチャートソフトウェアを使用して、タイムラインが計画どおりかどうかを追跡します。ClickUp ダッシュボードをカスタマイズして、進行状況を追跡するために必要なレポートを表示します。バーンアップチャートとバーンダウンチャートを使用して、プロジェクトがどのように進むかを把握します。遅延を特定し、代替の手配を行います。
6. リスクの特定と軽減
締め切りに間に合わない確率はどれくらいですか?この理由として考えられるものは何ですか?
この 2 つの質問に答えることで、直面しているリスクを特定し、プロジェクトへの影響を測定できます。これらのリスクは、財務的、運用的、さらには行動的である可能性があります。その影響は、数日の遅延からプロジェクトの完全な提供不能まで、さまざまです。
プロジェクトを開始する前に、チームを集めてリスクについて話し合います。これらのリスクを特定して軽減し、時間の制約が悪化しないようにします。
7. コミュニケーションの合理化
チームメンバーが知らないことは、彼らにはできません。たとえば、特定の機能の受け入れ基準が明確に伝達されていない状況を想像してみてください。開発者は機能を提供したと考えるかもしれませんが、品質アナリストは同意しないかもしれません。彼らは機能を開発者に送り返し、不必要な手直し時間を追加します。
これを回避するには、すべてのプロジェクトコミュニケーションを合理化します。
- 会議の議事録、要件、その他の会話を ClickUp Docs に記録する
- タスク内の各機能/ユーザーストーリーの詳細な説明を書く
- チームメンバーがタスクのコメントセクションで、必要なことを文脈に沿って明確にできるようにします
- チェックリスト/アクションアイテムを追加して、各機能の受け入れ基準が常に便利になるようにします
- 機能に取り組んでいるユーザーに加えて、必要に応じて介入できるように、ClickUp タスクに “ウォッチャー” を追加します
8. アジャイルなプロジェクト管理
プロジェクトが計画どおりに進まないことがあります。ビジネス関係者は、要件の変更をもたらす可能性があります。チームメンバーが体調を崩し、長期休暇が必要になることもあります。組織は現金が不足する可能性があります。物事は起こります。その結果、必然的に時間の制約に直面する可能性があります。
アジャイルプロジェクト管理は、まさにそのような不測の事態に対応するように設計されています。アジャイルプロジェクトマネージャーは、潜在的な問題を予測し、緊急時対応計画を立てることが期待されています。あるいは、少なくとも、リーダーシップに注意を喚起し、期待を管理する必要があります。
9. 会議の運営
「これはメールだったかもしれない」というのがインターネットのミームであるのには、それなりの理由があります。開発チームにとって最大の時間の 1 つは会議であり、その多くは不必要で効果がありません。
予期せぬ時間的制約を常に防ぐには、会議をより適切に管理します。時間管理ツールを見直して、会議にどれだけの時間が費やされているかを把握します。それに基づいて、プロセスを最適化します。
会議は、活発な議論が必要な活動にのみ実施します。それらをタイムボックス化し、アクションアイテムに向かってプッシュします。重要なインサイトと決定事項を文書化しておけば、次回の会議で一からやり直す必要がなくなります。
それ以外は、優れたコラボレーションツールを使用してください。ClickUp タスク内のコメントを使用すると、入れ子になった会話が可能になります。ClickUp のチャット ビューを使用すると、すべてのメッセージを 1 か所で表示し、そこからアクションを実行できます。
10. 継続的改善
アジャイルチームは継続的な改善を重視していますが、それには正当な理由があります。継続的に改善するチームは、長期的により高い効率と価値を提供することができます。たとえば、継続的な改善を通じて、各機能のコンテナー化プロセスを最適化しました。
その後、その全体または一部を自動化して、さらに時間と労力を節約できます。これは、時間の制約を持続的に回避するための重要な方法です。
ClickUp でプロジェクトの制約を克服する
すべてのプロジェクトにおいて、制約は避けられません。私たちは、制約が必要であるとさえ主張するでしょう。
しかし、予期せぬ不合理な制約によって、プロジェクトが完全に頓挫してしまうことがあります。優れたプロジェクト管理は、それを防ぐ必要があります。ClickUp は、このことを念頭に置いて設計されています。
ClickUp を使用すると、ベスト プラクティスに従って時間の制約を回避できます。ClickUp タスク、サブタスク、およびチェックリストにより、要件が明確になります。カレンダーとガントチャートビューでは、進行中の作業を俯瞰できます。
Leave a Reply