オフボーディング:定義とベストプラクティス

オフボーディングとは:

• オフボーディングにより、会社は元従業員から優雅に分離することができます
• このプロセスは、会社の成長と改善に役立つはずです
• オフボーディング戦略は、ある従業員から次の従業員への移行を容易にします
• オフボーディングは、従業員の退職後に発生する訴訟、誤った賃金の継続、その他の問題から会社を保護することもできます。
• オフボーディングは、新しい従業員の採用や会社の構造を再設計する際に求められる情報を提供し、会社を準備します。

オフボーディングではないもの:

• オンボーディングの重要な部分の1つは、退職者と面談を行うことですが、オンボーディングの目的は、退職する従業員を攻撃したり非難することではありません。
• 成功した離婚と同様に、オンボーディングは従業員をとどまるよう説得したり、退職を延ばすことを試みるべきではありません。その代わり、スムーズで友好的な移行を促し、分離が起こることを確実にする試みでなければなりません。
• オフボーディングは辞める従業員と仲良くすることではなく（ただし、敬意をもって対応すべきです）、締め切りが守られ、クライアントが満足し、不当な解雇訴訟が発生しないように会社を保護することに関してです。

ベストプラクティス

離職チェックリスト、フローチャート、または戦略ガイドを作成して、人事部門、管理部門、および他の従業員が重要な手順を理解し、守るのを助けてください。たとえば、連邦政府の機密記録や分類情報の管理を監督する国立公文書館は、離職従業員に関する最善の実践方法や最大の課題について24ページの報告書を持っています。

会社のチェックリストはおそらくそこまで詳しくする必要はありませんが、すべての書類の完了とファイリング、知識の移行計画の作成、会社の機器の返却の手配、退職手続き、クライアントへの連絡、デジタルアカウントへのアクセスの削除と取り消し、自動給与支払いの停止など、いくつかの重要な手順がリストに含まれていることを確認してください。従業員が辞職、退職、または解雇されている場合は、このワークフローはわずかに異なる可能性がありますが、多くの主要な手順はまだ同じでしょう。

• 機密情報やデータのセキュリティを向上させるために、適切な引き継ぎと取消、従業員アクセスの取り消しを確実にします。
• 会社所有の機器を適切に収集することにより、データが誤って共有または配布されないようにもできます。
• 従業員契約が適切に終了され、解雇の場合には元従業員が何らかの暗黙の約束や善意の違反を感じないようにすることで、不当解雇訴訟などの法的脅威を緩和する
• 成功したオンボーディングは、あなたのマネージャーや人事部門、そして会社がうまく進んでいるか、進んでいないかを教育し、欠員補充のための採用や求人を始める際に必要な情報を提供します。
• 元従業員はまだ顧客やブランド大使になる可能性があります。元従業員との関係を良好な状態で終えることは、彼らがあなたのブランドの大使として活躍し、将来の採用のためのリソースとして活用される可能性を高めるのに役立ちます。

1. 退職する従業員を公正かつ親切に扱う

退職する従業員には、退職方法にかかわらず、公平かつ親切に接してください。退職する従業員に、これまでの業績や、仕事や会社に貢献した時間やエネルギーに感謝を伝えてください。

社会的な退職は、復讐や法的脅威、データ漏えいから会社を守り、かつ元従業員を潜在的な顧客、ブランド大使、または業界との連携として利用できるポジティブな、長続きする関係を築く可能性があります。

2. 終了の理由を決定する

従業員の退職手続きは、従業員の退職の性質や理由によって異なる可能性があります。 退職する従業員は比較的簡単な手続きを経るかもしれませんが、他で働くために辞める従業員からは会社に対する重要な洞察が得られるかもしれません。 解雇されたり休職したりした従業員も、退職手続きにおいて異なる手順が必要になります。

3. 出発について連絡する

会社の残りのメンバーと従業員の離職についてコミュニケーションを取るのは不快かもしれませんが、できるだけ早くオフィスに伝えた方が良いです。待つほど、他の従業員が自分たちで詳細を補完する可能性が高くなります。これは事態をより不快にさせるか、自発的な離職が解雇と見なされる可能性があります。

従業員の離職を共有することで噂話や誤解を避け、退職の場合には公に従業員に祝福を送り、彼らの時間と奉仕に感謝することが重要です。退職の理由に関わらず、誰かが去る理由についてチーム全体に正直であるほうが良いです。マネジメントが間違いを comitteizr たときにはそれを認め、修正する手順を示してください。

4. プロパティの保護とアクセスの取り消し

オフボーディングプロセスの中で、比較的明快な手続きの1つは、従業員が自発的に退職する場合でも、不本意な退職の場合でも同様に行う、「企業資産の確保、従業員のシステムアクセスの取り消し、その他の企業のプロトコルの順守」です。

退職する従業員に、鍵、バッジ、クレジットカード、制服、携帯電話、ノートパソコン、車両、文書などのすべての企業備品を返却するよう依頼してください。これは当たり前のことのように思われるかもしれませんが、これにより、従業員が故意または誤って機密情報を漏洩することがないことが保証されます。

さらに、会社のオンラインまたはオフラインのシステムへの従業員のアクセス権をすべて取り消すことを確認してください。これには、電子メール、社内プラットフォーム、CRMシステム、ソーシャルメディアアカウント、営業データベースなどが含まれます。円満な離職の場合は、従業員に重要な個人用メールや必要な情報を削除する時間があるよう警告するか、猶予期間を与えることが礼儀となります。また、新しい電子メールアドレスを必要とする連絡先に変更を通知するようにもしてください。

5.退職面談を実施してインサイトを収集し、データを収集する

オフボーディングプロセスの中でも重要な部分の一つは退職面談です。潜在的な候補者を面接して、会社に何をもたらせるかを見るように、退職する従業員に対しても、その会社での経験を見るために面接を行うことを望むでしょう。退職面談は、会社がうまく機能している点や改善できる点についての洞察とデータを収集する機会を提供します。退職する従業員のフィードバックによって、業務量や会社の文化、管理、他の従業員などが、通常は見ることのできない分野に光を当てられます。

従業員が直接の上司から受けた扱いが理由で退職する場合、HRや他の「中立的」な立場の者による退職面談を行うことをお勧めします。さらに、すべてのフィードバックを真剣に受け止めるようにしてください。従業員から得た洞察は価値があり、重要です。あなたが好きでないとしてもです。質問する際のいくつかの重要な点は次の通りです：

• 仕事はあなたの期待に応えましたか？ その期待は何であり、それがどのように期待に応えたか、あるいは応えられなかったかを教えてください。
• 上司との関係はどのようなものでしたか?あなたの同僚は?
• やるべきことをやっていないことは何ですか?
• ここで尊敬する人は誰ですか?
• 改善の余地はあるか?
• ここで働くことの何が楽しいのか(そして何が楽しくないのか)。

他の質問やより具体的な質問が、貴社や行う解雇手続きのタイプにとってより効果的である場合があります。具体的な質問は、より成功した知識の移転を確実にするだけでなく、雇用主として成長するために役立つかもしれません。

6. 知識の伝達を成功させる

次のテキストを日本語に翻訳してください：退職する従業員の代理人を直ちに雇うか、既存のポジションを再編成して従業員の業務をカバーするかどうかに関わらず、退職する従業員の知識を会社内に維持したいと考えています。具体的な内容は、仕事によって大きく異なりますが、考えるべきいくつかの重要な要素には次のようなものがあります：

• 従業員の日常生活を明確に把握する
• 従業員が使用するすべてのシステムやファイルにアクセスし理解できることを確認する
• 社内外の企業で従業員がどの人と一緒に働いているか、そして誰に報告しているかを知ること
• 従業員がすべてのタスクに優先順位を付け、達成する方法を理解する
• 彼らが使用するシステムの中で、新しいものに置き換える前に多大なトレーニングが必要かどうかを判断する

従業員の退職が円満である場合は、後任者に提供できる情報やアドバイスと共に、上記情報を含む文書やビデオを作成してもらうよう依頼することで、多くの時間とお金を節約できるかもしれません。

7. 生産性の低下から会社を守る

従業員の離職-突然であろうと計画的であろうと-は、彼らの多くの責務やプロジェクトが突然停止される可能性があります。いくつかの場合、他の従業員には責務をカバーするよう求められることがありますが、これは職場環境にとって負担がかかりストレスを引き起こす可能性があります。

従業員に対して、離職が異なるチームやスタッフにどのように影響しているかを透明かつ理解を示し、皆の日常業務のルーティンが変更されることに備えてください。残りの従業員には追加の責任に対してより多くの報酬を支払い、必要な追加の仕事量を処理する計画を立てて共有しましょう-非持続可能な状況における重要性を認識することは、運営の持続的成功にとって重要です。離職する従業員と協力して、成功した知識移転を確保し、従業員が離職する前に残っているすべての不明確な点を解消することに注意してください。これにより、離職による生産性への影響が最小限に抑えられます。

8.連絡を取り合う

連絡を取り合うことがどちらにとっても望ましいとは限らないかもしれませんが、社員が円満に退職する場合は、連絡を取り合うことが、社員が会社を離れる際にも親切さや感謝の気持ちを示す良い方法です。これは、お互いにとって利益になることがあります。簡単な電話やメールでのやり取りから、コーヒーを飲みに会ったり、社員を社内イベントに招待するなど、状況に応じて様々な形で実践できます。社員は会社の請負業者や顧客で働く可能性があるため、友好的な関係を続けることはすべての関係者に利益をもたらす可能性があります。

これは、不満な社員が法的措置や報復を脅すのを防ぐだけでなく、かつての社員があなたや会社を高く評価してくれることで、会社も助けられる可能性があります。社員の後任者は特定のタスクに関する助けが必要な場合もあり、かつてその役職を担っていた人との良好な関係は非常に有用です。