請求書はビジネスを運営する重要な部分であり、請求書を作成して送付する方法を学ぶことは、効率を高め、迅速な支払いを受けるのに役立ちます。まず、お名前と連絡先情報、お客様の名前と連絡先情報、日付、請求書番号、提供サービス、合計金額、支払条件などを含めた請求書を作成する必要があります。準備ができたら、メール、郵便、または請求ソフトウェアを介して送信し、自分の作業に対する支払いを受け取りましょう。

請求書の送り方

注文を完了したら（製品やサービスであっても）、速やかに請求書を作成して送信する時がきました。もちろん、請求書作成と送信の間には、請求書作成ソフトウェアの使用の有無や請求書の送信方法の選択など、いくつかのステップがあります。

ここでは、請求書を作成して送信する手順の概要を紹介します。

  • 上部に請求書であることを示します
  • 請求書番号を追加する
  • 請求書を送信する日付を追加します
  • 名前、住所、連絡先の詳細を追加します
  • クライアントの名前、住所、連絡先の詳細を追加します
  • 提供されるサービスの簡単な説明を含める
  • サービスがレンダリングされた日付を追加します
  • 合計金額(手数料や税金を含む)を追加します
  • 支払い条件を含める
  • 配送方法（例：電子メール）を選択し、請求書をお客様に送信してください。
  • 請求書を追跡し、支払いリマインダーを設定し(必要な場合)、支払いを受け取る

上記の請求書に必要な項目の追加だけでなく、貴社には独自の必須項目があるかもしれませんので、お客様のニーズに合わせて請求書をカスタマイズする必要がありますので念頭に置いておいてください。

請求書の送付方法

もう一つの決定事項は、請求書をどのように送付したいかを決定することです。一部の企業にとって、この問題への答えは簡単ですが、他の企業にとってはそうではありません。実際、いくつかの場合には、請求書が受領されることを確実にするためにこれらの組み合わせを使用したいと思うかもしれません。

以下は請求書を送付する最も一般的な3つの方法です。

  • 郵便。 クライアントがメールやオンライン請求書を使用していない場合は、請求書のプリントアウトを取り、郵送で送付してください。このプロセスは遅いですが、プロジェクトを開始する前に考慮すべきことです。
  • 電子メール。 これは請求書を送る最も人気で迅速な方法です。請求書をワードプロセッサやデザインソフトで作成した場合は、PDFに変換してセキュリティを強化してください。件名に請求書を送付していることを記載し、本文に簡潔なメッセージを書いてください。
  • 請求書発行ソフトウェア。 多くの請求書ソフトウェア（例: PayPal）などを利用して請求書を作成することができます。請求書ソフトウェアを使用する利点は、多くのテンプレートから選ぶことができ、ブランディングが非常に簡単であることです。お客様は支払リンクに簡単にアクセスできるため、あなたへの支払いが容易になります。

ほとんどの中小企業は、請求書作成ソフトウェアが最良の選択肢であると考えるでしょう。請求書作成や送信を容易にするために利用可能な無料で使いやすい請求書作成ソフトウェアソリューションがあるだけでなく、請求書のスケジュール設定や支払いリマインダーの自動化、オンライン支払いの受け入れを容易にするなど、通常は他の便利な機能も含まれています。

請求書に記載する内容

請求書は大きく異なることがありますが、ほとんどの請求書に含まれるべき標準的な要素がいくつかあります。支払いを受けるためには、これらを含めることを確認してください。

以下はすべての請求書に含まれるべきものです：

  • 請求書番号
  • 会社名と連絡先情報
  • 受取人の氏名と連絡先
  • 提供されるサービスの説明(オプションのサービスの項目別リスト)
  • 合計金額(該当する場合は追加料金を含む)
  • 主な日付（例：サービス提供日、請求書発行日、支払い期日）
  • 支払い条件

典型的には、将来簡単に請求書を作成できるよう、独自のカスタム請求書テンプレートを作成したいと思うでしょう。始め方がわからない場合は、Square InvoicesやZoho Invoicesなどの優れた請求書作成ソフトウェア企業の中でも、無料で利用可能でプロフェッショナルな請求書を簡単に作成してクライアントに送信し、オンラインでサービスに対する支払いを受けることができることを提案します。

より早く支払いを受けるためのヒント

言うまでもなく、できるだけ早く報酬を受け取りたいと考えているでしょう。最初から取るべきいくつかのステップがあり、これらを取ることでより早く報酬を受け取れます。

  • 製品またはサービスの提供を約束する前に、請求について話し合ってください。
  • 請求書に特定の情報が必要か、あるいはすべてのベンダーに使用するテンプレートがあるかどうか常に尋ねてください。
  • 提供したサービスに対する購買注文書があるか尋ねてみてください。もし購買注文書があれば、請求書に記載し、必要に応じてフォローアップに使用してください。
  • 請求書ソフトウェアを使用すると、「今すぐ支払う」ボタンを含めて即座に支払いを受け取ることができます。複数の方法で支払いを受け入れることができます（現金、小切手、クレジットカードなど）。
  • 支払いリマインダーを設定し、支払い期日が到来する前に、顧客やクライアントに通知メールが送られるようにしてください。

支払い期日までに支払いを受け取れなかった場合は、フォローアップ請求書を送ることから始めてください。元の請求書が届いていない場合は、異なる配信方法（郵便 vs メールなど）を試す価値があるかもしれません。

まとめ

請求書を送る方法についての議論は、次のステップについて議論しないと不完全です。お金を受け取ることがすべてではありません。

支払いを受け取った後、一回限りの支払いであろうと継続的な支払いであろうと、クライアントに感謝することを忘れないでください。継続的な支払いであれば、クライアントとの良好な関係を維持する必要があります。一回限りの支払いであっても、将来の機会を作るために関係を築く必要があります。

提供した商品やサービスに応じて、フィードバックや推薦を求めることもできます。これは、クライアントが関係を継続させようとしていることを示し、ブランド認知と忠誠心を築くのに大いに役立ちます。

よくある質問