2024年にパフォーマンス改善計画を作成する方法

パフォーマンス向上計画（PIP）は、従業員が期待に添えない点を明確にし、改善するために何をすべきかを特定する書面です（そして雇用状態を維持するため）。PIPには、仕事に関連するスキルが劣っているか、従業員が期待に添えていないリーダーシップ、プロフェッショナルなどのソフトスキルに関連するかもしれない。さらに、従業員が良いパフォーマンスをしていても、新しいポジションに進みたい場合にもパフォーマンス向上計画が使用されるかもしれません。

従業員の上司が通常、パフォーマンス向上計画を作成し、人事部に提出します。PIPに記載された期待を満たすための具体的な締め切り日と、従業員が基準を満たさない場合の結果や次のステップも含める必要があります。

前向きな企業文化を促進する

従業員は、自分の期待を知り、パフォーマンスに責任を持たされるときに成長します。パフォーマンス改善計画は、従業員が苦戦している場合やキャリアの進歩に必要な指導が必要な場合に支援されることを知っているポジティブな企業文化を強化することができます。

さらに、否定的なことを批判するのではなく、改善に必要なことに焦点を当てることで、PIPは防衛的な気持ちを和らげることができます。

従業員が大切にされていると感じるのに役立ちます

マネージャーがPJP（パフォーマンス向上計画）を準備し、改善すべき具体的な領域や昇進のためのステップを明確に示す時間を取ると、従業員はケアされ支援されていると感じます。さらに、PJPはマネージャーが従業員に直接フィードバックやアドバイスを提供するための必要な時間を割く意思があることを示し、従業員に自分たちで結論を出す任せるのではなく、指導を受けることができることを示しています。

時間とリソースを節約

新しい従業員の採用プロセスとオンボーディングにはかなりの時間とお金がかかります。そのため、雇用者はパフォーマンスが芳しくない従業員に解雇する代わりに、パフォーマンスを改善する機会を与えたいと考えるかもしれません。これは特に、「ソフトスキル」（例：友好性、忍耐力、良い態度など）に優れているが、新しい技術の使用方法を学ぶなど、特定の業務関連スキルに支援が必要な従業員の場合に当てはまる可能性があります。

PIPには会話を含める必要がありますが、これらの会話は難しい場合があります

パフォーマンス改善計画を作成して従業員に渡すだけでは不十分です。マネージャーは、従業員とPIPを話し合い、質問に答え、不安を解消する必要があります。残念ながら、PIPの会話はしばしば複雑であり、PIPがポジティブなトーンを取る場合でも（可能な限り）、フィードバックを与えたり受け取ったりするのは難しいことがあります。

パフォーマンス改善計画には時間がかかる場合があります

マネージャーがPIPを作成し、従業員と話し合うのに時間がかかるため、フォローアップの評価や議論も時間がかかります。

PIP が誤って解釈される可能性がある

マネージャーが従業員が苦しんでいるか昇進したいからかをはっきり説明しても、パフォーマンス改善計画の理由を理解するリスクがあります。従業員がPIPを解雇の兆候と誤解する可能性があります。

パフォーマンス向上計画を作成するプロセスは複雑である必要はありません。要するに、最初に従業員とビジネスにとって最良の行動コースがPIPであるかどうかを決定します。そうであれば、計画を作成し、その後、従業員とのミーティングを行い、その後、役割に応じて、通常30日から120日の間で改善を評価するために従業員に時間を与えます。

以下は、5つのステップでパフォーマンス向上計画（PIP）を作成する方法です：

1. PIP が適切かどうかを判断する

PIPsはあらゆる状況に適しています。たとえば、従業員が有害な労働環境を作り出し、他の従業員に悪影響を与えている場合、解雇が必要になるかもしれません。一方、従業員の課題が比較的軽微な場合は、非公式な会話がより適切かもしれません。

2. 計画を立てる

パフォーマンス改善計画を作成する前に、マネージャーは計画を立案する必要があります。成功したパフォーマンス改善計画には、どのような要素が含まれるでしょうか？従業員の成功はどのように見えるでしょうか？従業員はパフォーマンス改善計画をどのように解釈し、応答するでしょうか？マネージャーはこれらの質問を考慮し、会社が過去にPIPを使用しているかどうかを判断し、実施計画を立案する必要があります。

マネージャーが計画を持つと、PIPは会社の人事部と話し合われるべきです（もしあれば）。人事部には、マネージャーがテンプレートとして使用できるサンプルのPIPがあるかもしれず、PIPの作成と実装をサポートすることができます。人事部はまた、PIPのコピーを保持し、従業員の進捗状況（あるいは不足分）を追跡します。

3. 当該従業員との面談

成功するPIPには、マネージャーと従業員（そして時には人事担当者）の間での話し合いが含まれています。会話がないと、従業員は簡単にパフォーマンス改善計画を誤解したり、PIPについて誤った仮定をすることがあります。従業員との会話を行うことで、マネージャーは改善点の文脈を提供し、従業員が持つかもしれない質問に答えることができます。

4. 従業員の進捗状況を監視する

パフォーマンス向上計画は、その責任の所在によってのみ優れています。計画の改善や結果が遵守されない場合、PIPの目的が失われ、従業員に対してPIPを真剣に受けとめる必要はないと伝えてしまいます。

通常、パフォーマンス向上計画は、30、60、90日の節目をもって監視されます。提供される時間は一般的に役割に関連しており、従業員が改善するために現実的な期間を提供すべきです。通常、ビジネスは90から120日での改善を見込んでいます。それ以外の場合、パフォーマンスが改善する可能性は低いです。

5. 従業員へのアクセス

従業員がPIPにリストされた基準を満たさない場合、マネージャーは次の手順を決定する必要があります。理想的には、PIPには様々な結果が含まれているので、ある程度の柔軟性があります。しかし最終的には、マネージャーはおそらく人事部と協力して、従業員との作業を続ける価値があるかどうかを決定する必要があります。

パフォーマンス向上計画は、適切な方法と状況の下で使用されると効果的な管理ツールとなり得ます。通常、企業はそれを使用して、従業員が役割の期待を満たしていないことを理解し、改善のための道筋を示す手段として利用します。雇用主にとっては、従業員の定着を助け、従業員にとっては、役割内での短所を理解し克服する機会を提供します。