プロジェクトマネージャーは、効率的かつ効果的に作業を進めるための指針となる人です。彼らはプロジェクトが進行中であること、チームが協力していること、目標が達成されることを確認します。しかし、良いプロジェクトマネージャーとは何でしょうか？
成功するプロジェクトマネージャーは、技術、リーダーシップ、コミュニケーションのスキルを組み合わせて持っているべきです。以下には、全ての優れたプロジェクトマネージャーが成功するために持っている必須のプロジェクト管理のスキル10選があります。
1. コミュニケーションの効率化
よいプロジェクトマネージャーは、必要なことを明確かつ効果的に伝えることができます。だれが何をいつ行う必要があるかを、プロジェクトに関わる全員が理解するため、チームメンバーにプロジェクトの変更やフィードバック、指導を提供することが含まれます。
PMIは、このようなレベルのコミュニケーションが続くと、「成果物やその他の結果を見逃す危険がある」と述べています。
痛いな。コミュニケーションが過剰になると悪影響があるのでしょうか？はい、それが体系化されていないか、明確でない場合、または「コミュニケーション」というのがメールの返信の羅列だけの時は、悪影響があります。コミュニケーション能力はプロジェクトの成功か失敗に大きな違いをもたらします。
効果的なプロジェクトマネージャーは、良いプロジェクト管理ツールを使ってそれができると思われます。その能力は見過ごされがちなコミュニケーションスキルです。
ClickUpのような強力なプロジェクト管理ツールは、コミュニケーションを効率化し、関係者やスポンサーにアップデートを提供し、作業やタスクの期限を明確に示すのに役立ちます。
2. 仕事に対して肯定的
プロジェクトマネージャーが仕事が合理的または達成可能でないと感じた場合、チームの他のメンバーはどのように感じるでしょうか？
優れたプロジェクトマネージャーは、組織の優先事項を理解し、それらの価値観をプロジェクトチームに伝え、個々のプロジェクトやタスクとの関係性を示す能力を持っています。これらのプロジェクトマネージャーは、そのビジョンを実現する戦略にチームと協力します。
締め切りや期限を守り、プロジェクトのスケジュールを維持するためには、プロジェクトマネージャーは手元の作業について前向きであり、チーム全体が目標を達成するのを手助けする必要があります。
リスクや問題に関して現実性とポジティブさをバランスよく保つことは直感と経験が必要であり、次のポイントに進むことにつながります。
3. 課題解決
このことは明らかかもしれませんが、優れたプロジェクトマネージャーは問題を解決できます。さらに、プロジェクト管理の課題を解決できる権限を持っています。基本的な問題解決には、以下の5つのステップが含まれます。
- 問題の特定
- 原因を特定する
- ソリューションの生成
- ソリューションの分析
- アクションの実行
これらの5つのステップは簡単に見えますが、しばしば私たちは時間をかけてそれらを綿密に実行しないことがあります。問題はわかっていても、あらゆる角度から評価せずに、チームの考えを明確に文書化する時間を取ることができます。
これは、実際に集中して考えるためにペンと紙を取り出すことを意味するかもしれません。プロセスの各ステップを書き留め、各段階でうまくいったこととうまくいかなかったことについてアイデアを書き留めます。
ここに、このプロジェクト管理チェックリストを使用して従業員の問題を解決する具体例があります： ステップ1:問題を特定する 従業員は締め切りに間に合わせるのに苦労しています。 ステップ2:原因を特定する 彼らは仕事が山積みで、それをすべて完了する時間が足りない。 ステップ 3: ソリューションを生成する 可能な解決策には、他のチームメンバーにタスクを割り当てる、現実的な締切を設定する、またはプロジェクト管理ツールを使用して作業量をより効果的に管理するなどがあります。 ステップ4:ソリューションを分析する 解決策を分析するには、それぞれの解決策の利点と欠点を考慮し、それぞれのチームメンバーに最適な方法を決定する必要があります。 ステップ5:行動を起こす 最良の解決策を見つけたら、行動を起こして成功を収めるプロジェクト管理計画を実施する時です。
この簡単な問題解決のチェックリストに従うことで、まずまずのプロジェクトマネージャーが信頼できる人に変わる可能性があります。
4.冷静さを保つ
Well, it’s not on a level with being an ER doctor or a policeman. But the project manager has to balance the needs of the project, along with organizational priorities, the team’s output and any personal contributions they must make, too. Not to mention any frustrating elements that may be out of the project manager’s control, like outdated systems or workflows.
This can be stressful.
But a good project manager has the ability to take a step back, analyze the next options and learn lessons even amid the setbacks.
The project manager is the one that must clean up and approach the project again—maybe from a different perspective. But in this case, the project manager has to know what went wrong and not make the same mistake again. A good project manager should be able to pinpoint what went wrong and offer alternative solutions (see point #3).
Maintain your composure and lead well. Collaborate with your team to find the right solution for everyone.
Japanese Translation:
さて、緊急救命科の医師や警察官のようなレベルではありませんが、プロジェクトマネージャーには、プロジェクトのニーズと組織の優先事項、チームの出力、そして個人的な貢献も含めてバランスを取る必要があります。さらに、プロジェクトマネージャーのコントロール外である古いシステムやワークフローなどのストレス要因もあります。
これはストレスを引き起こすことがあります。
しかし、優れたプロジェクトマネージャーは一歩引いて次の選択肢を分析し、進行中の障害にもかかわらず教訓を学ぶ能力があります。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを再度取り組んで、異なる視点からアプローチしなければならない存在です。ただし、この場合、プロジェクトマネージャーは何がうまくいかなかったのかを知って同じミスを繰り返さないようにしなければなりません。優れたプロジェクトマネージャーは、何がうまくいかなかったかを特定し、代替解決策を提供できるはずです（＃3を参照）。
冷静を保ち、チームと協力して皆のために適切な解決策を見つけるよう努めてください。
5.よく委任する
デリゲートを上手に行うことの重要性はなぜですか？プロジェクトマネージャーはより多くの成果を達成することができます。あなたはしばらくの間役割にスライドして貢献することができるかもしれませんが、最終的には時間の要求があなたを圧倒します。
実際、人々を適切な方法でエンパワーメントすると、より多くのことを達成するでしょう。
ハーバードビジネスレビューで Jesse Sostrin 氏が述べているように、「共通の優先事項に最高の仕事を提供するために協力者との協力だけが可能な範囲が増加し、同様に、不要な取り組みにしがみつくことによってあなたのパワーは低下する」とのことです。
成功したプロジェクトマネージャーは、管理する人々の強みと弱みを理解し、その強みを利用してアウトプットを増やすことができるように展開します。
ClickUp のようなプロジェクト管理ツールを使用することで、透明性、レポーティング、詳細、コメント機能を備えたデリゲートを支援することができます。そしてその階層構造はユーザーフレンドリーで、クロスファンクショナルチーム向けの堅牢なものですが、マネージャーまたは選択されたコントリビューターのみにカスタマイズ可能なプライバシーシェアリング機能を持っています。
6. 仕事の優先順位付け
すべてのアイテムを優先順位1にすることはできません。その定義上、何かは優先順位2にならなければなりません。良いプロジェクトマネージャーはチームの作業をどのように優先順位付けするか理解し、その後適切な選択をすることができるでしょう。
鍵はここにありますか？緊急と重要なことを理解し、騒音を削減することです。スポンサーやプロジェクトの利害関係者は「今すぐに」と叫ぶかもしれませんが、良いプロジェクトマネージャーは落ち着いており、何が最も重要かを優先順位付けする方法を知っているでしょう。
これが重要なのはなぜですか？重要なタスクは価値を追加します。それがアイゼンハワー行列の価値です。アイゼンハワー行列は、タスクが重要性と価値によって分かれている4つの区分ベースのシステムです。
各タスクの重要性と価値を理解した後、良いプロジェクトマネージャーは各タスクにかかる時間を見積もり、そこから重要性に基づいて順位付けをします。
7. コラボレーションとリスニング
協力は協働し、それを成功させるためには、積極的なリスニングが不可欠です。聞くことや理解を求めることなしには協力できません。
開発プロジェクトチームと一緒に仕事をしていて、コードが壊れたりQAを通過できない場合、結論を急ぐ前に状況を評価したいと思うでしょう。最初の質問一つや二つでは必要な正確な答えにたどり着けないかもしれません – 代わりに、解決策を見つけるために異なるアプローチを使う必要があるかもしれません。
一緒に働くことは新しいことを試し、実験し、前進する解決策を見つけるのを助けます。
良いプロジェクトマネージャーは、チームの協力を奨励し、一人一人をそれぞれの分野に孤立させるのではなく、明るい環境を作り出すでしょう。
ClickUpのようなよいツールや他のオンライン協力ツールは、その仕事を成し遂げるのを助けることができます。
透明性のあるプロジェクトとタスクのセットを持つことで、チームメンバーは自分が何をしなければならないかや、それを完了しなければならない日付を見ることができます。良い協力ツールは効率性を促進すべきであり、それを妨げるべきではありません。
8.時間を管理する
プロジェクトマネージャーの主な役割の1つは、チームが締め切りを守り、プロジェクトのスケジュールに追いつくよう確認することです。
それは、タスクに費やされた各分を追跡したり、彼らの行動を細かく管理することではありません（それは悪夢となるでしょう）、むしろ何を行うべきか、いつ完了する必要があるかを理解することです。
時間管理には、現在起こっていることや、どのタスクにどのリソースが利用可能かの追跡も含まれます。このようなプロジェクト管理ツールとしてのClickUpの活躍の場です。なぜなら、作業を管理可能なチャンクに分割し、チームの大きな目標に反映させることができるからです。
9. ステークホルダー重視
ステークホルダーとは、あなたのプロジェクトやその成果物に影響を及ぼすまたは影響を受けるすべての人のことです。
これらの人々は、あなたが行っていることに大きな関心を持っているので、進行状況を常に把握しておく必要があります。良いプロジェクトマネージャーは、ステークホルダーに情報提供するだけでなく、彼らが求めているものを提供するためには何が必要かを説明します。
これが良いプロジェクトマネージャーが行うことです – 彼らはステークホルダーやチームメンバーとの関係を築きます。そのようにして、変更や課題が発生したときには、問題が大きくなる前にプロジェクトマネージャーが主導権を取ることができます。
10.やる気を起こさせる
最後に、優れたプロジェクトマネージャーは可能なことと境界線を理解する必要があります。
課題に直面したとき、彼らは自分なりの解決策や取り組み方を考え出す創造力が必要です。プロジェクトマネジメントにおいて時代に遅れずにいくために、ボックスの外の考え方も大事です。新しい技術がプロジェクトをより速く、より良く進めることができるかどうかを見てください。
革新的で創造的なプロジェクトマネージャーはプロジェクトを前進させる要因です。彼らは存在することさえ知らなかった問題の解決策を考え出し、かつて不可能だったことを可能にする方法を見つけます。
これらの時間管理のヒントやテクニックは役立ちます:
- 9つの驚くべき時間管理戦略
- ClickUp での時間管理
チームの優れたプロジェクトマネージャーになる
効果的なプロジェクトマネージャーは、平凡なプロジェクトを本当に成功したプロジェクトに昇華させるために必要なことを知っています。これには、ソフトスキル、マネジメント、リーダーシップのバランスが必要であり、仕事の優先順位を決め、正しい意思決定を行うための適切な技術スキルセットも必要です。
Leave a Reply