VoIPとは?2024年の究極のガイド

VoIP（Voice over Internet Protocol）システムはコンピュータ、スマートフォン、VoIP電話またはWebRTC対応のブラウザを使用して、電話をかけたり情報を別の場所に送信したりする通信システムです。これはインターネット接続を通じて行われます。伝統的な電話（固定電話とも呼ばれる）とは、情報やデータの送信方法が異なります。

固定電話は銅線を使用してアナログ信号を送信します。一方、VoIPはブロードバンドインターネット接続を使用してデータを送信します。データは元のアナログデータから変換され、デジタルデータとして送信され、その後アナログ信号に戻されて、何が言われているかを理解できるようになります。

VoIPシステムは、ボイスメール、通話録音、カスタム発信者ID、音声メールからテキストへの機能などを提供する包括的なオフィスソリューションとしてよく利用されます。多くのオフィスでは、チームが顧客や内部でコミュニケーションを取りやすくするオフィス向けの統合通信システムを作成するためにVoIP技術を使用しています。

VoIPはデータを転送するためにインターネット接続と特定のハードウェアが必要です。ハードウェアにはパーソナルコンピューターとケーブルモデムが含まれています。電話から通話する場合、電話アダプターが必要です。アダプターはアナログ信号をデジタル信号に変換し、インターネットを通じて転送することができるようにします。VoIP対応デバイスも理想的です。通話中、データはアナログ信号に再変換され、相手が言葉を理解できるようになります。

携帯電話でVoIPを使用する場合、インターネットにワイヤレスで接続してデータを転送することができます。データはクラウドに保存され、コンピューターまたはモバイルデバイス上のダッシュボードを介してアクセスできます。データには連絡先やビジネス電話番号が含まれる場合があります。

VoIP産業は、さまざまな規模のビジネスに人気があるのは、いくつかのユニークなポジティブな特性によるものです。これらの主要な利点には次のようなものがあります。

• サービスは多くの場合、コストパフォーマンスに優れています。 通常、VoIPサービスは費用対効果の高いソリューションであり、従来の通信サービスよりも格安の料金で企業が通話や受信を行えるようにします。多くのプロバイダーが既存の電話番号を引き継ぐことを許可しており、新規の地域番号やフリーダイヤル番号にお金を使う必要がありません。また、通話やテキストメッセージ以外の複数のコミュニケーションチャンネルも提供しています。通話を行ったり、ファックスを送信したり、チャットルームやビデオ会議を通じてコラボレーションしたりすることができる、単一のVoIP / UCaaSプランは、電話を中心としたコミュニケーションだけに頼るよりも遥かに費用対効果が高いです。
• 新しい機器を購入する必要はありません。 ソフトウェアを通じた節約に加えて、VoIPソリューションはビジネスが新しい機器を購入する必要がほとんどありません。既存のインターネット接続デバイスでサービスを利用することができます。従来のデスクトップ電話を使用したい場合は、ハードウェアをそのまま購入するか、必要な期間だけリースすることができます。
• セットアップと使用が比較的簡単: ビジネスは、新しいアカウントを設定することが通常簡単で迅速であるため、VoIPサービスを評価しています。重要なアカウント情報や請求情報を自分で入力したり、セールス担当者と連絡を取り、セットアッププロセスを担当してもらうことができます。いずれにせよ、VoIPのセットアッププロセスは通常、同じ日に完了することができ、数分以内であれば尚更早く完了することができます。顧客にアクセス可能であることが成功に不可欠であるため、ビジネスは可能な限り早くすべてを稼働させる能力を評価しています。
• ブランドリーチを大幅に向上させます。 VoIPサービスは、さまざまな業界で競争のレベルを均一化し、個人事業主がより大規模なビジネスと同等のレベルで機能的な電話システムを運営できるようにしています。サービスプランによっては、国内の顧客に連絡するだけでなく、世界中の人々ともつながることができるかもしれません。インターネットのおかげで、今まで以上につながりが深まっています。VoIPおよび関連するUCaaSサービスはプロフェッショナルがこのつながりを活用するのを容易にし、予算にやさしいコミュニケーション手段を提供しています。

VoIPには多くの利点がありますが、切り替えをする前に考慮すべきデメリットもあります。

• 通話品質が常に一定ではない: 主要な欠点の一つは、電話システム、つまり通話の品質が完全にインターネット接続の品質に依存していることです。接続が良ければ通話も良くなります。ただし、インターネット接続がいかなる理由でいつでも途絶えると、電話も使えなくなります。低速のインターネット接続も、切断された通話や回線上のジッターなどの通話問題を引き起こす可能性があります。
• 潜在的なセキュリティ問題: あなたのVoIP接続は常に安全ではありません。これは、通話が他の人が聞いている可能性があるため簡単に侵害されることを意味します。VoIPサービスを契約している会社に高レベルの暗号化を使用しているかどうかを確認し、あなたとあなたの企業データを保護するために変更してください。
• 緊急通報には向いていません。 数字は、企業が国内の特定地域で存在感を高める努力をしている一方で、通話者は他の場所にいるため、常に地元に限定されているわけではありません。緊急時には、救助者はまず電話番号を見て通話者の位置を特定し、援助を行います。VoIP 回線に緊急時の住所が設定されていない場合、救助者が到着するまでに時間がかかる可能性があります。
• 発信者に「詐欺リスク」として誤ってラベル付けされる可能性があります。 特定のVoIPソリューションをテストしているとき、特定の電話サービスプロバイダーがあなたの番号を「詐欺リスク」としてラベル付けしたり、あなたをスパムとしてマークする可能性があることがわかりました。この区別が正当であるか正確であるかに関わらず、です。これは最も信頼性の高いVoIPサービスには当てはまらないかもしれませんが、購入の決定に考慮すべき可能性があります。

会社にとって最適なVoIPサービスを考える際には、探すべき主要なVoIP電話の機能がいくつかあります。これらのアイテムには通常、次のようなものが含まれています：

• 自動応答 次のテキストを日本語に翻訳します: 受付係の必要性をなくし、自動システムを使用して電話を適切な人物に転送することにより、自動応答システムを利用しています。交互作用型音声応答（IVR）システムがこの解決策の一部である可能性があります。
• 発信者番号 通話の雰囲気を設定し、相手が電話の向こうに誰であるかを通知することで重要性を強調します。これは営業やサービス業界において重要です。
• 通話保留 次の文を日本語に翻訳します：発信者を保留にすることができるため、彼らのニーズに対処する前に、別の会話や業務の一部を完了することができます。
• コール キューイング 自動的に着信者を保留状態にし、最初にかけてきた順番で待機リストを識別します。これは自動通話配信またはACDとも呼ばれます。
• 保留音 保留中の時に、無音時よりも通話者を長時間保留させるのをサポートします。
• カスタムリングバック 類似した保留音のように、これが着信者が誰かと話すのを待っている間に聞くものです。通常、メッセージまたはジングルです。
• ホットデスク 従業員には、メッセージや通話にアクセスするために、任意の接続されたデバイスにサインインできる機能が与えられます。
• 通話の反転 これはコールプッシュとも呼ばれます。通話中でも、通話を1つの機器から別の機器に切り替えることができます。
• 会議ツール 従業員や作成した別のグループとのオーディオやビデオ会議が可能です。
• 統合 これらは、VoIPシステムをCRMやSlackなどの他の人気のあるオフィスツールに結びつけるものです。
• 通話監視 マネージャーに、トレーニングの目的で通話を聞く機能を提供します。通常、通話開始時に”通話は品質保証のために監視されています”というメッセージが再生されます。
• 通話ウィスパリング このテクノロジーは、マネージャーが電話代表者の耳元でささやき、リアルタイムで通話をサポートするのを手伝うことを可能にします。
• 通話割り込み 以下のテキストを日本語に翻訳します：電話代表が顧客の要求を適切に対処できない場合、マネージャーがコールを引き継ぐことができます。
• 編曲 通話の役に立つ記録は、トレーニングや通話の会話の証拠として利用できます。
• 通話録音 マネージャーには、言葉だけでなく、それらが述べられたトーンや抑揚も確認する機会を提供します。
• 短縮ダイヤル 従業員が頻繁に通話する番号をクリックするだけでかけられる、時間を節約する機能。
• 着信の転送 別のデバイスに通話を転送して、オフィス以外の場所から通話を受けることができます。
• デジタルファックス 次のテキストを日本語に翻訳します: : ほとんどの会社がめったにFAXを使用しない中で、ほぼ陳腐なオフィス機器の必要性を排除します。これにより、コンピューターからFAXを送受信する機能が提供されます。
• 通話分析 通話時間に関する重要なデータや通話に関する重要な洞察をマネージャーに提供します。
• ライブチャット 多くの消費者がメッセージを残してコールバックを待つよりも利用することを好む最新の代替手段。

すべての機能に対して、VoIPシステムは通常、同じ数の電話番号用の固定電話よりも安価です。

VoIPはほとんどのプロバイダーが提供している包括的なソリューションであるため、ビジネスをカスタマイズして特有のニーズに応えるためにリクエストできるアドオンがあります。人気のあるアドオンには次のものがあります：

仮想電話番号とバニティ電話番号

電話番号をリクエストする際には、プロバイダに仮想電話番号やバニティ電話番号を要求することができます。仮想電話番号は、滞在していない地理的地域の番号を持つことができ、世界中の顧客により良いサービスを提供するのに役立ちます。バニティ電話番号は、数字に文字を関連付けることで覚えやすくなっており、しばしば会社名やスローガンの一部を表しています。

ビデオ会議

ビジネスは、ビデオ会議を使用して社内会議を開催したり、顧客との仮想対面をすることができます。これは新しいビジネスモデルの一部であり、特にパンデミック後に重要であり、ほとんどのビジネスはこれをビジネスモデルの拡張として望むでしょう。 VoIPは、最高のビデオ会議ソフトウェアを通話機能と統合しています。

電話会議

会議の電話会議を開催することは、仮想会議やセミナーを行う重要な方法です。主要なVoIPプロバイダーは最高の電話会議技術を使用し、それをシームレスな体験にします。

CRMの

ほとんどの企業は、電話システムを顧客関係管理（CRM）ソフトウェアと統合したいと考えています。これは、電話担当者が通話中に関連するクライアントの詳細や購入履歴にアクセスできることを意味します。これは、データを提供する効率的な方法です。トップVoIPプロバイダーは、最高のCRMシステムと連携しています。

ほとんどのビジネスオーナーは、すべてのVoIPシステムが同じだと考えています。取得できるVoIPサービスの種類にはいくつかの違いがあります。

ホスト

ホステッドVoIPサービスは、オンプレミスのVoIPソリューションとは異なります。オンプレミスの場合、装置から接続まで、すべてがシステムを展開する企業によってインストールおよび保守されます。ホステッドの場合、VoIPシステムはシステムを提供するプロバイダーによって保守されます。電話システムを展開する企業は、実際には電話機とインターネット接続を供給するだけで十分です。プロバイダーは他のすべての高価なハードウェアコストを負担します。

クラウドベース

クラウドベースのVoIP電話システムは、インターネットを使用して通話を行い、すべてをプロバイダのサーバーネットワークにホストします。企業がこの種類の電話システムを選択すると、ハードウェアの管理を行う必要はありません。単に電話を差し込んでダイヤルするだけです。

UCaaS(UCaaS)

統合コミュニケーションサービス（UCaaS）は、6つの主要なコミュニケーション機能に依存するクラウドベースのコミュニケーション技術です。その6つのコミュニケーション機能は次の通りです：

• 電話容量
• 音声、ビデオ、Web 会議
• ユニファイド メッセージング
• インスタント メッセージング
• 機動力
• コミュニケーションによって可能になるビジネスプロセス

UCaaSはVoIPソリューションだけでなく、SIPソリューションも含まれています。システムは特定のビジネスニーズに対応するようにカスタマイズできます。最適なUCaaSプロバイダーは企業がプロセスを改善し、日常業務を効率化するのに役立ちます。

CPaaS(CPaaS)

コミュニケーションプラットフォームサービス（CPaaS）は、クラウドベースのカスタマイズされたコミュニケーションサービスを提供します。統合コミュニケーションシステム向けに、完全に適応可能であり、どんなビジネスやそのニーズにも対応できます。すべてがプラットフォーム上でリアルタイムに連携し、外部システムへのアクセスは不要です。

多くのVoIPサービスプロバイダーがあなたのビジネスを求めて競っています。あなたに最適なVoIPサービスを見分けるのは難しいかもしれません。実際、無料のVoIPプロバイダーもあります。ビジネスに最適なVoIPサービスを選ぶ際には、通常、以下の要素によって決まります: 料金プラン: プロバイダーを選ぶ際、価格はおそらく重要な考慮事項となります。アナログ回線よりも費用を抑えたいと思うでしょうし、ビジネスを成功裏に運営するために必要なすべての機能を提供できることが望ましいでしょう。同時に、プランを検討する際には、各階層レベルで提供されている機能を見てみてください。ほとんどの基本プランは最も安価ですが、その代わりに機能が少なく、欲しい機能を得るために追加料金がかかるかもしれません。 サービス品質: 特定のサービス問題がどのように対処されているか、通話に頻繁な問題があるかどうかに注意してください。 頻繁に通話が切れたり、回線にジッターがあるプロバイダーと契約したくありません。 多くのプロバイダーが99.99％の稼働時間保証を提供しています。 これにより、彼らの技術があなたが日常的に使用することに耐えるだろうという自信が持てるでしょう。 コミュニケーションとコラボレーションのツール: VoIPプロバイダーは、特に通話機能やテキスト機能の提供に特化しています。一部はコンタクトセンターツールを提供するために拡大し、他の一部は企業向けの「オールインワンソリューション」を目指しています。プロフェッショナルな番号や基本的な電話システムだけが必要な場合、多くのオプションが費用対効果の高いソリューションを提供しています。

UCaaSのようなエクスペリエンスを望む場合は、ビデオやオーディオ会議、チャットルーム機能を提供するプロバイダーを目指してください。これにより、顧客に対してだけでなく、従業員がプロジェクトでのコミュニケーションと協力をより効果的に行うことができます。 顧客満足: あなたの調査では、顧客のレビューを見てください。ソフトウェアの品質と関連するサポートについて顧客はどれほど満足していますか？長年にわたってVoIPプロバイダとともに残っている顧客はいますか？アップデート後や方針の変更後にネガティブなフィードバックが集まることに注意してください。これはかつて優れたサービスだったものが顧客基盤の大幅な減少を迎える可能性があることを示しているかもしれません。 支える： いくつかのVoIP会社は、サービスプランに関係なく24時間365日のカスタマーサポートを提供しています。他の会社は、低い階層ではカスタマーサポートへのアクセスを大幅に制限し、生のエージェントに問い合わせる能力を保証するために高いオプションにアップグレードすることを強制します。緊急時にいつでも人間の支援を期待しているビジネスオーナーは、最高品質の顧客サポートを重視するVoIPプロバイダを強く考慮すべきです。