もしFAXを送る方法を知りたいなら、あなたは正しい場所に着陸しました。この記事では、多くの他の迅速かつ安全なコミュニケーション手段が利用可能な中でも、なぜ人々がなおFAXを使用しているのかについて議論します。また、コンピュータから、モバイルデバイスから、そしてもちろんFAX機を使用してFAXを送る3つの異なる方法についても議論します。
なぜ人々はまだファックスを使うのですか?
FAX には下位互換性があります
現在私たちが知っている最初のファクス機は1964年に発明されました。それ以降、多くの技術的進歩がありましたが、すべてのものが後方互換性を持っています。
これが実際に意味することは、30年前にファクス機を購入した場合でも、最新のファクシングプロトコルを使用してコミュニケーションや文書の共有に引き続き使用できるということです。企業には古いファクス機を廃棄する動機がありませんので、今も使用され続けています。
FAX送信は安全です
FAXがどれほど超安全であるかを理解するためには、その動作原理を理解する必要があります。
FAX機は電話回線を介して通信を行い、これは一般のインターネットよりもスパムやハッキングが難しいです。FAXを送信する際には、専用のエンドツーエンドの通信チャンネルが確立されますが、これは他の誰も使用できないため、通信が改ざんされることがありません。これにより、この通信は他のインターネットやモバイルベースの通信プロトコルよりも不正防止度が高くなります。
FAXには法的拘束力があります
ファックスによる署名された契約や法的合意は、ほとんどの米国の州で法的に有効で強制力があります。
また、ファックスを送信すると必ず配信の受領証明書が得られます。クライアントに請求書やプロジェクト承認書をメールで送信した場合、受信したことを証明することはできませんが、ファックスでは受領証明書があります。
FAXは準拠しています
Eメールは情報を共有する現代のデフォルトです。情報が機密事項である場合、安全な電子メールサービスプロバイダーを利用します。
ただし、銀行や金融、医療などの高度に規制された業界で活動している場合、コミュニケーションチャネルは産業基準に準拠している必要があります。
個人の医療情報を共有したい場合、電子メールサービスプロバイダーがHIPAA（医療情報の携帯性と説明責任法）に準拠しているかどうかは異なります。例えば、GmailやOutlookはデフォルトではHIPAAに準拠していません。しかし、ファックスは準拠しており、そのため機密患者情報を安全に共有するために使用できます。
同様に、金融業界では規制の遵守が重要であり、金融文書の取り扱い、保存、転送に適用される規制のリストは長いです。ファックスは機密の金融情報を送信するための準拠したモードです。
オプション 1.コンピュータからFAXを送信する方法
ステップ1。FAXモデムのセットアップ
以下のテキストを日本語に翻訳します：ファックスを送信するには、専用のファックスモデムが必要です。通常のインターネットモデムはここでは動作しません。一部のコンピュータには内蔵のファックスモデムが付属しています。コンピュータに搭載されていない場合は、外付けのファックスモデムを取り付けてください。
ステップ2。FAXソフトウェアのインストール
Windowsのようなソフトウェアやオペレーティングシステムには、Windows Fax and Scanという組み込みのファックスソフトウェアが付属しています。ただし、組み込みのファックスソフトウェアがない場合は、FAX.PLUS、HelloFax、FaxZeroなどのサードパーティのファックスソフトウェアを使用することができます。
ステップ3。FAX ソフトウェアの設定
コンピュータを使用してファックスを送信するのは初めての場合、ファックスソフトウェアを設定する必要があるかもしれません。ファックス番号や国コード、ファックスの設定などの詳細を入力する必要があります。使用しているソフトウェアによって異なります。
確認レポートを受信するためにもソフトウェアを設定する必要があります。設定は使用しているソフトウェアによって異なります。Windows 11の場合、設定を行うことができます。 ツール→オプション→領収書 タブ。
ステップ4.新しいファクス メッセージを作成する
ハードウェアとソフトウェアがすべて揃っているので、ファックスを送るには、ファックスソフトウェアを開いてクリックしてください。 新しいFAX ダッシュボードのボタンまたはメニューアイテム。 受取人のFAX番号を入力してください、市外局番および国コードと一緒に、続いて@入り 宛先 フィールド。
たとえば、FAX.PLUSをご利用の場合は、@fax.plus を追加する必要があり、eFaxソフトウェアをご利用の場合は、@efaxsend.com を追加する必要があります。
ステップ5.ドキュメントの添付
どんな文書でも送りたい場合は、添付してください。物理文書の場合は、まずスキャンしてPDFファイルを作成する必要があります。
ステップ6.表紙を追加する(オプション)
次のテキストを日本語に翻訳します。「送信する書類の内容を追加したり、お名前や連絡先を記載したカバーページを付けることができます。ただし、これは完全に任意で、ソフトウェアがカバーページを追加する機能を持つかどうかに依存します。もし機能がある場合、ダッシュボードにカバーページボタンが表示されます。」
ステップ7.プレビューと送信
すべてのソフトウェアは、ファックスメッセージをプレビューして、すべてが正しいことを保証します。プレビューした後、送信してください。 送信 ボタン。
オプション2.モバイルデバイスからFAXを送信する方法
ステップ1。モバイルFAXアプリをインストールする
多くの無料および「フリーミアム」モバイルファックスアプリが利用可能です。あなたの要件に合ったアプリを選んでアプリストアからダウンロードしてください。
ステップ2。アカウントを作成
以下のテキストを日本語に翻訳します: ダウンロードしたアプリによって異なりますが、メールアドレスまたは携帯電話番号を使用してアカウントを登録することができます。登録する際に支払い情報を提供したり、後で有料のティアにアップグレードする必要がある場合もあります。
無料アカウントからはファックスを送信することができますが、ファックスを受信するには有料アカウントが必要です。
ステップ3。新しい FAX を作成する
アプリを開いて、新しいFAXを作成してください。受取人のFAX番号を、市外局番と国コードを含めて入力してください。送りたいドキュメントを添付してください。カバーページを追加したい場合は、その操作を行ってください。
ステップ4.プレビューと送信
ファックスをプレビューして、すべての詳細と添付ファイルが正しいことを確認した後に送信ボタンを押してください。 送信 ボタン。
ステップ5.確認の受信
ファックスの受信が成功したときに画面に確認メッセージが表示されます。また、ソフトウェアを設定して確認メールを受信することもできます。
オプション3.FAX 機から FAX を送信する方法
ステップ1。FAX 機をセットアップする
実際にファックスを送信するためにファックス機を使用し始める前に、以下の作業が必要です：
- 電源コードを差し込みます
- 電話回線を接続する
- 用紙トレイをセットします
- FAX機の電源を入れます
ファックスを受信する必要がある場合は、ファックス機に十分なインクと紙があることを確認する必要があります。
ステップ2。ドキュメントの読み込み
すべてのファックス機には、プリンターの用紙トレイに似た文書送りトレイがあります。ファックスで送信するすべての文書を文書送りトレイに入れる必要があります。1つの文書に複数のページがある場合は、受信者が正しい順番で受け取るよう注意して並べてください。
ステップ3。FAXを送信する
ファックスを送るには、受信者のファックス番号をダイヤルする必要があります。通信チャンネルが確立されたことを確認すると、ビープ音や点滅するライトといった形での通知を受けた後、..PushButton” の操作をします。 送信 ボタン。マシンを通過するすべてのページが表示され、下部のトレイに集められます。
ステップ4.確認の受信
前述の通り、配達確認を受け取ります。通常、機械のディスプレイ自体に表示されますが、印刷された受領書を選択することもできます。
ステップ5.元のドキュメントを削除する
はい、配達確認受領後に元の書類を収集することを忘れないでください。
要するに
ファクスは、最初のファクスが送信されてから数十年後も、遵守され、安全で迅速なコミュニケーションと文書共有の手段です。技術の進歩により、ファクス機を使うだけでなく、コンピュータやモバイルデバイスを使ってもファクスを送信することができるようになりました。
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