管理アシスタントの職務記述書と例

管理補助員は、同僚や顧客とのコミュニケーションを取り持つなど、一般事務作業や管理業務を担当し、スケジュールやイベントの手配、データ入力、簿記、事務機器のメンテナンスなどを行います。効果的な管理補助員は、チームが目標に集中し、何が起ころうとも準備できるようにします。特に常に多くの仕事を抱えているチームや個人にとって、この役割は重要です。

役職: [会社名] の管理アシスタント [会社名]はスポーツ用品店以上のものです。それは健康でリラックスした生活を追求し、可能性を探り、障壁を排除します。この会社は、クライアント体験を向上させる準備ができている人を求めており、フィットネスやリラクゼーションの旅が日々スムーズに進行することを確認します。

時給$25.00から始まる求人を提供している[会社名]は、会社と共に成長し、ボーナス制度や購入時の30%割引、健康保険などの特典を楽しむことができるパートタイムの事務アシスタントを募集しています。 管理アシスタントの職務と責任

• クライアントに挨拶し、直接および電話で快適に感じさせる
• フィットネスクラスとセラピーセッションのスケジュールを管理する
• 顧客のニーズや好みに応じたレコメンデーションを提供
• 潜在的なクライアントに、クラスやメンバーシップの価格など、重要な詳細を提供する
• フロントデスクを維持し、注文が適切に行われていることを確認し、必要な供給品が常に利用可能であることを確認します。
• クラス、セラピー、または1対1のトレーニングのためにクライアントを適切な部門に誘導します
• クライアントの記録が最新であることを確認する
• 潜在的なセキュリティ問題を管理者に警告する

学歴と経験の要件

• 高校の卒業証書
• サービス業または事務業での勤務経験が2年ある方が望ましい

求められるスキル

• 自発的で、高度に組織化され、細部にまで気を配る
• 口頭および書面でのコミュニケーションスキル
• 基本的な数学と会計のスキル

歓迎スキル

• レジの操作経験(随時)
• 批判的思考、評価、分析スキル

もし上記の要件を満たしており、一緒に参加したいと思っている場合は、申請書を提出してください。

申請締め切りは月末までです。

管理アシスタントの仕事内容には、雇用主と仕事内容だけでなく、高度な資格を持つ候補者も説明されています。それは記述的で情報提供があり、仕事をしたいとできるという候補者を選び出すためにフィルタリングされます。

もし仕事内容と資格のセクションが不明確な場合、未適格な候補者を引きつけ、理想的な候補者を遠ざける可能性があります。不十分な仕事内容の説明は、雇員が1つの仕事に販売され、記載されたものとは異なるものを提供された場合、離職率を増加させる可能性もあります。

あなたの仕事内容には、簡潔で情報提供があり、責任と資格（必須および希望）の記述リストに続くべきです。最後に、法的に必要な言葉を追加することを忘れないでください。

ジョブブリーフ

仕事の概要は求職者に仕事に関する最上位詳細と、それに付随する職務や期待についてのサンプルを提供します。ここでは、仕事のタイトル、AAが報告する相手、日々の責任、スキルと資格、場所（ハイブリッド、リモート、または対面）、出張要件など、仕事に関する他の独自の詳細をリストアップします。

リモートワークを提供する場合、従業員が自宅で働く日数とオフィスで働く日数について言及するべきです。

責任

仕事の責任範囲のセクションは、候補者が期待される業務の詳細なリストを提供するべきです。単純な「管理サポートを提供する」といった表現は多くの解釈ができますが、「CRMにデータを入力したり、契約書をコピーしたり、会議のメモを取り続けたりするような管理サポートを提供する」という具体的な表現は、想像力を働かせる余地をあまり残しません。候補者はこの仕事が自分に適しているかどうかを考える必要がありません。

以下は、管理アシスタントの一般的な責務の例です：

• 一般事務用品、紙、ペン、インク/トナーなどを整理し、整頓し、注文して、チームが成功するために必要なものをすべて揃える
• 訪問者に挨拶し、サインインさせ、適切な場所へ案内して、自宅のように感じさせる
• Google カレンダーでチームのスケジュールを管理・整理
• エグゼクティブスタッフの旅行手配の予約
• 詳細な会議メモを残す
• 電話に出る、直接電話をかける

スキルと資格

あなたのスキルと資格のセクションの目的は、仕事を遂行するために必要なスキルと資格のほとんど、もしくはすべてを持っている候補者を選別することです。解釈の余地が少なく、徹底的である必要があります。すぐに資格があるかどうかを判断できるようになるはずです。このセクションには、仕事に関連するスキルと資格に限定するべきです。長いリストは圧迫感を与え、優秀な候補者を遠ざける可能性があるためです。

• 高校の卒業証書または同等のもの
• 有効な運転免許証とパスポート
• [選択した業界]での幹部レベルの管理アシスタントとしてX年の経験を持つ
• マルチファンクションプリンターを扱った経験があり、文書をスキャンしてメールの添付ファイルとして送信したり、コピー設定を構成したり、トナーカートリッジの交換などの軽微なメンテナンス作業を行った経験があります。
• Microsoft 365やGoogle Workspaceなどのオフィス生産性スイートの使用経験
• SalesforceなどのCRMプラットフォームの経験
• 強力なマルチタスクと組織力

望ましい資格

応募者が持っている必要があるスキルと資格と、あると良いとされるスキルと資格を区別することが重要です。それらを一緒にまとめてしまうと、本来資格のある応募者でも自分が資格を持っていないと思って応募を諦めてしまうかもしれません。

• 毎分65語以上入力する
• 金融、経営学、または同等の学士号
• 多言語の候補者が望ましい
• 管理アシスタントとしての経験があれば尚可

以下のテキストを日本語に翻訳します：仕事の説明に盛り込みたい他の要素には、報酬や福利厚生の詳細、応募方法や場所、添付すべき支援書類などが含まれます。また、会社についての詳細も追加する必要があります。地理によっては、平等な雇用主声明や政府が求める他の法的詳細を追加する必要があるかもしれません。

アドミニストレイティブアシスタントの役割には、小さなタスクがたくさん含まれているため、自分自身のAAの仕事内容を書こうとすると、いくつかを忘れることがあるでしょう。同じような規模の企業や同じ分野で活動している企業のリストを見て、プロセスを開始することが役立ちます。以下にいくつかの例を示します。

例 1.Davidson’sのセールス管理アシスタント

仕事の説明は注目を引き、求められる候補者を絞り込むことに関するものです。この場合、Davidsonのリストは最初からこの両方の目標を達成しています。この質問は魅力的であり、望ましい特性を持つ読者を続けて読むように促します。細部に気を配らない人は、最初の文でその注意を求める仕事に応募する可能性は低いです。

形容

注意力が鋭く、急速に成長しているダイナミックな産業の一員になりたいという欲求はありますか？ もしそうであれば、私たちはあなたが優れた報酬と包括的な福利厚生パッケージを受け取ることができる当社のチームに参加することを探求することをお勧めします。 デビッドソンズは、カスタマーサービス、製品提供、財政の安定性に優れた革新的リーダーとして認識されている、90年以上の歴史を持つ企業です。

営業管理アシスタントの職位の概要

Davidson’sは現在、フルタイムの社内人材を求めています。 セールス管理アシスタント Prescott, ArizonaかChapin, South Carolinaのセールス管理部門や働き者のチームに参加する！

セールス管理アシスタントの責任:

• 特定のプロジェクトのさまざまな期限に関するチームの意見を調整する
• メーカーのプログラムとプロモーションの校正と追跡
• さまざまなレポートおよびデータ・セットの作成、実行、およびトラブルシューティング
• カスタマーサービスへの電話とフィードバックの対応
• 手順の記録と文書化

例 2.シティバンクの事務アシスタント

この説明でシティバンクが最初に行うことは、埋めようとしている役割と、候補者が責任を負うトップレベルのタスクを説明することです。すぐに、候補者はこの仕事が自分に適しているかどうかを考えなければなりません。カレンダーやアポイントメントを管理することに興味を持たない人は、この仕事を追求しないでしょう。しかし、興味のある人は読み続けるでしょう。言い換えれば、仕事ができ、やりたい人だけが応募することになります。

形容

管理アシスタントは、他の個人またはグループをサポートするため、文通の取り扱いやカレンダーとアポイントメントの管理、会議や電話会議の手配、旅行の手配、その他の管理業務を行います。

例 3.受付係/管理アシスタント – Mercury Systems

徹底的で情報量の多い責任節は、従業員の定着率に大きな影響を与える可能性があります。Mercury Systemsは、各責務を詳細に説明することで優れた仕事をしています。例えば、応募者が物資を管理する必要があるとだけ述べるのではなく、事務用品の在庫を管理することがどういうことを意味するかについて詳細に説明しています。

形容

お客様は、以下の責任を負います。

• 電話に出て、発信者を適切な担当者、部署、またはボイスメールにつなぎ、すべての電話に対応するようにする
• 現地訪問者を歓迎し、業務内容を確認し、適切な担当者に訪問者を連絡して、良好な顧客サービスを確保します。
• 通話者に企業の住所や企業の場所への案内、企業のFAX番号、企業のウェブサイトなどの基本的な情報を提供します。
• 在庫を確認して在庫レベルを決定し、必要な物品を予測し、物品の注文をすることで、物品を購入し、物品の受け取りを確認して、常に物品が利用可能で整理されていることを確認することでオフィス用品の在庫を維持します。
• オフィス機器のトラブルシューティングによる保守、故障の際の修理の要請と迅速な対応により、機器が運用可能であることを確認します。
• エンジニアリング、運用、および施設要件のサポートのために、非生産物資の調達要求を生成する手助けをする