広く知られた作家兼コンピュータサイエンティスト、ダミアン・コンウェイはかつて、「文書は自分自身に宛てたラブレターだ」と述べました。
コンウェイの言葉はコーディング原則に関連していましたが、洗練された明確な文書はビジネス運営において過小評価されがちであり、しばしば軽視される部分でもありますが、数多くの利点を提供しています。
運営上重要な文書があれば、ビジネスは円滑な運営を支援するためのさまざまな重要な文書を持っています。法的契約、従業員ファイル、SOP、緊急計画など、重要な文書を作成するために多くの労力を費やしています。
しかし、誰かがそれらにアクセスしたり監査したりする必要があるときはどうなるのでしょうか？ ペーパーレコードをデジタル化することが第一歩です。
しかし、紙の記録をデジタル化しようとするとき、規制のない文書管理システムにおいてそれらを紛失したり堕落させるのをどうやって防ぐのでしょうか？
従業員が必要な記録を見つけて使用できるようにするにはどうすればよいのでしょうか？ そして、記録保存を規定している常に変わる法律や規制をどうやって準拠させるのでしょうか？
これらの問題に苦労している場合や、現行の記録管理システムを改善したい場合は、この記事が役立ちます。2024年に最も優れた記録管理ソフトウェアとシステムの10選をひとまとめにしました。
これらのツールは、記録を整理、管理、保護し、それを必要な人々に必要な時に提供するのに役立ちます。詳細を知るには引き続きお読みください！
記録管理ソフトウェアとは?
レコード管理ソフトウェアは、企業がビジネス関連の文書や記録を追跡、保管、アクセス、共有、整理するために利用するソリューションです。レコード管理ソフトウェアは、文書が破棄されるまでの作成からすべての記録を管理します。知識共有、規制順守要件の遵守、リスク管理を確保するために、レコード管理ソフトウェアは重要です。
記録管理ソフトウェアに何を求めるべきか?
デジタル記録管理は、文書を効果的に保存、アクセス、管理したいすべてのビジネスにとって不可欠です。あなたは、特定のニーズや目標に合ったものを見つける必要があります。
記録管理ソフトウェアを選ぶ際に注目すべき主な機能を以下に示します：
- インポートおよびスキャン機能 さまざまなソースからドキュメントを簡単にインポートできるソフトウェアが欲しいです。例えば、メール、クラウドストレージ、その他のアプリケーションからドキュメントをインポートすることができます。これにより、ドキュメントをまとめてチームと共有することができます。紙の記録がまだ残っている場合、それらをスキャンしてデジタルファイルに変換できるソフトウェアが必要です。
- アクセス制御とセキュリティ: 機密データを不正アクセスや侵害から保護するソフトウェアを探してください。異なるユーザー、グループ、または部署用に権限と役割を設定できる必要があります。選択した記録管理ソフトウェアがデータを暗号化し、関連する法律や規制に準拠していることを確認してください。
- 自動化とワークフロー: ビジネスプロセスを効率化し、時間と労力を節約するためのソフトウェアを選択してください。承認、通知、リマインダー、レポートなどのワークフローを作成し、タスクを自動化できる必要があります。また、CRM、ERP、会計ソフトウェアなどの他のツールと統合できるソフトウェアを探すべきです。
- カスタマイズと拡張性: あなたの変化するニーズや好みに適応するソフトウェアは、データフィールド、ラベル、カテゴリ、ビューをカスタマイズできることが理想的です。ビジネスが成長したり変化したりするにつれてスケールアップや適応できるソフトウェア製品を選んでください。
- 信頼性と信頼性: 最後に、依存し信頼できる記録管理ソフトウェアが必要です。評判が良いソフトウェア、ポジティブなレビュー、お客様の満足度を探してください。さらに、サポート、アップデート、バックアップを提供しているソフトウェアも探すべきです。
これらの特長を考慮に入れて、2024年の当社が厳選した10種類の最高のレコード管理ソフトウェアとシステムから選択する準備を整えてください。
2024 年に使用すべき 10 の最高の記録管理ソフトウェア
1.クリックアップ
ClickUpの強力で多目的なレコード管理ソフトウェアを使用すると、ビジネス全体でデータを整理、管理、共有することができます。異なる部門やプロジェクト用のスペースとフォルダを作成し、各々に権限や役割を設定することができます。
ClickUp Docsを使用して新しい文書を作成し、ワークスペース内の他のメンバーと共有・アクセスすることもできます。ClickUpでは、文書の作成中および作成後にレビューや確認、更新などのタスクを設定することで、何も見逃すことなく業務を進めることができます。
データの整理と可視化を簡素化する他の機能も利用できます。たとえば、ClickUpのカスタムフィールド、ClickUpカスタムビュー、そしてClickUpダッシュボードなどがあります。
ClickUpのプロジェクト階層は、チームが取り組んでいる異なるプロジェクトのためにさまざまなサブテーマのワークスペースを作成するのに役立ちます。例えば、「クリエイティブチーム」のワークスペース内で、異なるチームやプロジェクトのためのサブカテゴリを追加することができます。
さらに、ClickUpの記録ビジネステンプレートを使用して、組織の重要な文書を管理することができます。これにより、記録保存規則への遵守や重要な文書を一か所でまとめることができます。
これらの機能により、データ構造、表示、分析をカスタマイズできるため、ClickUpはデータ管理やコラボレーションに最適です。
ClickUp の最高の機能:
- ClickUp Docs を使用して共同でドキュメントを作成および編集する
- カスタムフィールドを活用して、文書タイプ、ステータス、優先度、または所有者などの情報を保存および表示します。
- カスタムビューを使用して主要な指標と指標を監視する
- スペースやフォルダーなどへの権限を設定し、アクセスを制御する
ClickUp の制限事項:
- 一部のユーザーは、高度な機能の学習曲線が急であると報告しています
ClickUp の価格:
- 永遠に無料
- 無制限の :ユーザーあたり月額7ドル
- 事 :ユーザーあたり月額12ドル
- エンタープライズ : 価格についてはお問い合わせください
- クリックアップブレイン: すべての有料プランで $5/ワークスペース メンバー/月で利用可能
ClickUp の評価とレビュー:
- G2の: 4.7 / 5 (9,000+ 件の口コミ)
- キャプテラ: 4.7 / 5 (4,000+ 件の口コミ)
2.ファイルホールド
FileHoldは、文書管理を簡素化するために設計された強力な文書管理システムです。
すべての種類の記録に安全なストレージスペースを提供し、シームレスなナビゲーションのためのユーザーフレンドリーなインターフェースを提供します。
データセキュリティに焦点を当てている場合、FileHoldはうまく機能するかもしれません。FileHoldは、利用者が記録を簡単に整理し、保護するのを支援し、同時に規制基準に準拠することを確認します。
FileHoldの最高の機能:
- エンタープライズグレードのドキュメントおよび記録管理を活用
- 高度なドキュメントスキャンとイメージング機能を使用
- ワークフローを自動化してプロセスを合理化
- ロールベースのアクセス制御を設定してセキュリティを強化
FileHold の制限事項:
- 他の選択肢と比較して限られたサードパーティ統合
- インターフェイスデザインは、他のソリューションほどモダンでも直感的でもない場合があります
FileHoldの価格:
- エンタープライズ： $10/月/ユーザーあたり
- クラウド/社内サーバー: $15/月/ユーザーあたり
- 述べる： $15/月(5ユーザー)
- クラウド (Microsoft Azure): $30/月/ユーザーあたり
- カスタムプラン: 価格に関するお問い合わせ
FileHoldの評価とレビュー:
- G2の: 4.6 / 5 (30+ 件の口コミ)
- キャプテラ: 4.7 / 5 (45+ 件の口コミ)
3.ドックサヴィ
DocSavyはクラウドベースのレコード管理ソフトウェアで、文書を効率的に保存、整理、アクセスするのに役立ちます。タグ、メタデータ、および関連付けを使用して、文書がどこに行くか、または何であるかを定義することができます。
非常に効果的な全文検索とフィルターにより、必要な文書を簡単かつ素早く見つけることができます。同時に高度なセキュリティ機能により機密情報が保護されます。 DocSavyのおしゃれさは控えめですが、使いやすい機能があり、本当に賢明なレコード管理ツールとなります。
DocSavyの最高の機能:
- ドキュメントをアップロード、スキャン、または電子メールで送信し、クラウドに保存します
- あなたのレコードにタグを割り当てます。例えば、文書タイプ、カテゴリ、状態、所有者などです。
- キーワード、語句、または演算子を使用したドキュメントの検索
- チームメンバーやクライアント、またはパートナーと、メール、リンク、または統合を利用して、あなたのドキュメントを共有してください。
DocSavy の制限事項:
- より堅牢なソリューションと比較した高度な自動化機能の欠如。
- 複雑なドキュメント管理を必要とする大企業向けの拡張性は限られています。
DocSavyの価格:
- スタータープラン: $0.99/ユーザーあたり月額
- 20プラン: $9.99/月(3ユーザー)
- 50プラン: $49.00/月(7ユーザー)
- 100プラン: 月額99ドル
- 200プラン: 月額149.99ドル
- 300プラン: 月額199.99ドル
- カスタムプラン
DocSavyの評価とレビュー:
- G2の: レビューが足りない
- キャプテラ: レビューが足りない
4. Veeva Vault(ヴィーエバ・ヴォールト)
Veeva Vaultは、医薬品およびヘルスケアなど高度に規制された産業向けに特に設計されたクラウドプラットフォームです。Veeva Vaultは、コンテンツとデータを1つのプラットフォームで管理することを可能にする高度にセキュアで包括的なソリューションです。
Veeva Vaultを使用して、臨床試験、規制申請書類、品質文書などの文書を作成、保存、アクセス、共有することができます。
Veeva Vaultは、絶対的なデータの整合性と規制の遵守を確保します。その堅牢なセキュリティ対策は、最高品質、拡張性、およびパフォーマンスの基準を満たしています。
Veevaの最高の機能:
- ドキュメントの作成から承認、配布、アーカイブまで、文書のライフサイクル全体を管理します。
- 適用される法令、規制、例えばFDA、EMA、またはISOに従った文書を確保してください。
- 電子署名を使用して、ドキュメントを安全かつ効率的に認証します
Veeva の制限事項:
- ユーザーは、他のツールと比較するとエンタープライズ版が比較的高価であると報告しています。
- カスタマイズオプションは、特定の業界固有の要件のために制限される場合があります
Veevaの料金:
- 永遠に無料
- エンタープライズ： カスタム価格
Veevaの評価とレビュー:
- G2の: 4.1 / 5 (40+ 件の口コミ)
- キャプテラ: 4.5 / 5 (20+ 件の口コミ)
5.シェアポイント
SharePointは、マイクロソフトによって開発された文書管理およびコラボレーションプラットフォームです。あらゆる規模や業種の企業で広く人気を博しており、SharePointを使用すると、定義された方針やプロセスに従って記録の処理をモニタリングし、レポートを作成することができます。
SharePointはマイクロソフトスイートを使用している場合には記録管理に最適であり、Word、Excel、PowerPoint、OneDriveなどのOffice 365アプリとシームレスに統合されます。
このツールを使用すると、安全に文書を保存し、整理し、共有することができ、コラボレーションと生産性を向上させることが可能です。
SharePoint の最高の機能:
- 中央に配置された場所で文書を保存および管理するための文書ライブラリを作成します。
- バージョン履歴を使用したドキュメントの変更の追跡と復元
- Office 365 アプリを使ってドキュメントにアクセスして編集する
SharePoint の制限事項:
- ドキュメント ライブラリのデータ領域の制限
- カスタマイズオプションには技術的な専門知識が必要
SharePoint の価格:
- SharePoint (プラン 1): $5.00/ユーザーあたり月額
- Microsoft 365 Business Standard: $12.50/ユーザーあたり月額
SharePoint の評価とレビュー:
- G2の: 4 / 5 (8,000+ レビュー)
- キャプテラ: 4.3 / 5 (5,000+ 件の口コミ)
6.スラック
フルイックスは、企業が文書をデジタル化し、ルーチン業務を自動化するのを支援するノーコードソフトウェアソリューションです。それはチームが文書関連のプロセスを合理化し、効率を向上させ、コンプライアンスを確保するのに役立つよう設計されています。それは移動中でも効果的に機能します。
Fluixは、モバイルチームに最適で、モバイルデバイスで簡単に文書に署名したり管理したりできます。オフラインで作業することもでき、オンラインになったときにデータを同期することもできます。
Fluixの最高の機能:
- iOSまたはAndroidデバイスを使用して、いつでもどこでもドキュメントにアクセス
- ハイライト、メモ、スタンプ、または描画を使用してドキュメントに注釈を付けたり編集したりします
- ドキュメントのワークフローとプロセス(承認、通知、リマインダーなど)を自動化
Fluix の制限事項:
- 他のプラットフォームと比較して、サードパーティアプリケーションとの統合が限られている
Fluixの価格:
- Fluixコア: $30/月/ユーザーあたり
- エンタープライズ : 価格については営業担当にお問い合わせください
Fluixの評価とレビュー:
- G2の: レビューが足りない
- キャプテラ: 4.8 / 5 (40+ 件の口コミ)
7. Alfrescoプラットフォーム
アルフレスコは、エンタープライズがハードコピーからデジタルレコードへの管理とセキュリティを一カ所で行えるよう支援するオープンソースの安全なWebインターフェースです。
アルフレスコを使うことで、すべてのレコードに対するエンドツーエンドのライフサイクル管理とガバナンスソリューションを得ることができます。また、法律や規制に適合することも確認できます。
アルフレスコは、柔軟でスケーラブルなソリューションをお探しの場合に、あらゆる規模の組織のニーズや好みに適応できる価値があります。
Alfresco Platformの最高の機能:
- メタデータ、カテゴリ、タグを使用して、記録を中央リポジトリに整理して保存してください。
- 承認、レビュー、監査などのプロセスとワークフローを合理化します
- チャット、ビデオ、またはソーシャルメディアを使用してチームメンバーとコミュニケーションし、協力してください。
Alfresco Platformの制限事項:
- セットアップやカスタマイズには支援が必要で、小規模な組織にとっては課題となる可能性があります。
- ユーザーインターフェイスは、他のソリューションほど直感的ではない場合があります
Alfresco Platformの価格:
- Alfrescoコミュニティ: 無料
- 基本チーム: $2/月/ユーザー
- エンタープライズ： $22/ユーザーあたり月額
Alfresco Platformの評価とレビュー:
- G2の: 3.6 / 5 (40+ 件の口コミ)
- キャプテラ: 4.1 / 5 (20+ 件の口コミ)
8.オープンテキスト
OpenTextは、組織が効率性とコンプライアンスを向上するのに役立つ、フル機能を備え、高度にスケーラブルでエンタープライズ向けのレコード管理ソフトウェアソリューションです。
OpenTextの安全な単一プラットフォームを使用すると、電子および物理的コンテンツを組織全体で整理および共有することができます。
文書管理ソフトウェアとAIの力を活用したい場合に最適なソリューションです。
OpenTextの最高の機能:
- 紙の文書をスキャナー、モバイルデバイス、または電子メールを使用してデジタル化します
- 長期保存とコンプライアンスのために、安全かつ費用効果の高いストレージオプションを使用して記録をアーカイブしてください。
- あなたの記録が関連する法律や規制、例えばGDPR、HIPAA、またはSOXに準拠していることを確認してください。
- 柔軟な AI および分析プラットフォームである OpenText Magellan を使用して、ワークフローを自動化します
OpenText の制限事項:
- 多くの競合他社よりも高価で、特に中小企業向けには特に高価です。
- 複雑な機能には、追加のトレーニングが必要な場合があります
OpenText の価格:
- カスタム価格
OpenTextの評価とレビュー:
- G2の: 4.3 / 5 (20+ 件の口コミ)
- キャプテラ: レビューが足りない
9. アデリック
Ademeroは、ドキュメントの整理と検索を簡素化するために設計されたドキュメント管理ツールです。組織がドキュメント関連プロセスを効率化し、記録の管理全体の効率を向上させるのに役立ちます。
もし会計管理のためにQuickbooksを利用しているのであれば、Ademeroは密接な統合と自動化されたワークフローによって理想的な選択肢となるでしょう。
Ademeroの最高の機能:
- スキャナー、モバイルデバイス、または電子メールを使用して紙のドキュメントをスキャン
- メタデータを使用したドキュメントのインデックス作成
- キーワード、語句、または演算子を使用してドキュメントを検索する
アデメロの制限事項:
- 他のエンタープライズソリューションと比較して、先進的な機能の数が限られており、使いやすさに欠けるユーザーインターフェース。
アデメロの価格:
- ホステッドスタンダード: $35/ユーザーあたり
- ホステッド プレミアム: $70/ユーザーあたり月額
アデメロの評価とレビュー:
- G2の: レビューが足りない
- キャプテラ: 4.3 / 5 (41+ 件の口コミ)
10. ハイランド
ハイランドは、文書管理、記録管理、およびビジネスプロセスの自動化を提供する主要なエンタープライズコンテンツ管理プラットフォームです。
ハイランドは、あらゆる業界の組織がコンテンツ、データ、およびプロセスをシームレスに統合し、必要な場所とタイミングで適切な情報を提供するのを支援します。
多様な記録保存ニーズを持つ組織にとって信頼性の高い選択肢です。
ハイランドの最高の機能:
- スキャナー、モバイルデバイス、または電子メールを使用して紙のドキュメントをスキャン
- プロセスやワークフロー（承認、レビュー、監査など）をスムーズにするために、ドラッグアンドドロップツールやテンプレートを活用します。
- あなたの記録が関連する法律や規制、例えばGDPR、HIPAA、またはSOXに準拠していることを確認してください。
ハイランドの制限事項:
- 実装やカスタマイズには、追加費用がかかるHylandコンサルタントの支援が必要な場合があります。
ハイランドの価格:
- 価格については営業担当者にお問い合わせください
ハイランドの評価とレビュー:
- G2の: 4.3/5 (150+ 件の口コミ)
- キャプテラ: レビューが足りない
ビジネスに最適な記録管理システムを選択する
入念に管理された記録は、どんなビジネスの基盤です。契約書、請求書、レポートなど、貴重な情報が含まれています。堅固な記録管理システムは、効率と連携を改善し、文書のセキュリティとコンプライアンスを確保するのに役立ちます。
このリストにある各ソフトウェアは、独自の機能と利点を提供しています。どのオプションを選択しても、会社の変化する要件に適したものであり、監査上のセキュリティに耐えうることを確認してください。
ここでは、ClickUpの多機能なプロジェクト管理プラットフォームが他を引き離しています。その高度な機能、ユーザー中心のデザイン、そして効率的な記録管理のためのカスタマイズ可能なオプションを提供する能力は、あなたの文書とビジネスを信頼できるオールインワンの作業場ソリューションになります。
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